|
Julkishallinnon tehtävien uudelleenorganisointiin liittyy miltei aina myös arkistojen muutto. Niin nytkin, kun kiinteistöjen kirjaamisasiat siirtyivät Maanmittauslaitoksen hoidettaviksi. Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus koordinoi kiinteistöarkistojen siirrot käräjäoikeuksista Maanmittauslaitoksen toimipisteisiin, Arkistolaitoksen alaisiin maakunta-arkistoihin ja Arkistokeskukseen. Lähes 15 kilometriä arkistoa muutti Arkistojen siirtoprojekti oli sekä määrällisesti että logistisesti haasteellinen. Jokaisesta yli kuudestakymmenestä käräjäoikeuden toimipaikasta asiakirjoja siirtyi kolmeen eri osoitteeseen, joskus jopa neljään. Esimerkiksi Lapin käräjäoikeudesta Sodankylästä, josta hovioikeuspiireittäin edenneet muutot syyskuussa 2009 alkoivat, siirrettiin asiakirjoja Lapin maanmittaustoimistoon Rovaniemelle, maakunta-arkistoon Ouluun ja Arkistokeskukseen Jyväskylään. Lapin maanmittaustoimisto kuljetti vielä Sodankylän, Utsjoen ja Inarin lainhuutokortit Ivaloon, jossa kyseisten kuntien kirjaamisasiat ratkaistaan. ”Olettekos te nyt niitä partiolaisia?” Arkistosiirtojen käytännön valmistelusta käräjäoikeuksissa vastasi ns. siirtopartio. Arkistojen siirtovalmistelu käräjäoikeuksissa oli eräänlaista kellarimatkailua. Päätearkistotilat eli arkistomakasiinit sijaitsevat tavallisesti, lattian kantavuustekijöistä ja tilankäytöstä johtuen, virastotalojen kellarikerroksessa. Jokaiseen siirrettyyn sidokseen ja arkistokoteloon merkittiin tietty tunnus ja juokseva numero. Siirtopartio koteloi ja luetteloi kiinnityskortistot. Arkistoluettelot laadittiin tai ne laitettiin ajan tasalle. Rankka urakka saatiin valmiiksi etuajassa Arkistojen siirtovalmistelutyö oli rutiiniluontoista, fyysisesti hieman raskasta, mutta vaati kuitenkin jatkuvaa valppautta ja tarkkuutta. Arkistokoteloiden etikettien liimaamiseen käytettyä arkistoliimaa, planatolia, kului noin kymmenen kiloa ja matkapäiviä siirtopartiolle kertyi yhteensä noin 200 vuoden aikana. Urakka päättyi onnellisesti. Arkistosiirrot saatiin tehtyä hallitusti ennen tammikuun loppua, noin kaksi kuukautta ennen tavoiteaikataulua. Kokemuksia jo vuodelta 2005 Julkishallinnon tehtävien uudelleen organisointiin liittyen myös arkistoja täytyy miltei aina muuttaa. Maanmittauslaitoksessa olemme toteuttaneet kaksi suurta valtakunnan tasoista arkistomuuttoa, joissa kiinteistöjärjestelmään liittyvää arkistoaineistoa on keskitetty. Vuonna 2005 maanmittausarkistot keskitettiin Jyväskylään ja vuonna 2009 vuorossa oli kiinteistöjen kirjaamisarkistojen siirrot. Kaikkiaan näissä projekteissa arkistoja on siirretty n. 25 hyllykilometriä hyvin suunnitellusti ja palvelukatkot ovat jääneet todella lyhyiksi. Miina
Pelkonen |
Arkistomuuttourakka takana