ARKKI-järjestelmän käyttöohje Kiinteistötietopalvelun käyttäjille

ARKKI on Maanmittauslaitoksen sähköinen arkisto, jonne arkistoidaan maanmittaustoimituksissa ja hallinnollissa päätöksissä tuotetut asiakirjat ja kartat. Järjestelmään digitoidaan myös vanhempia toimitusasiakirjoja ja -karttoja, joita on syntynyt aina isojaosta alkaen.

Aloitus

Kiinteistötietopalvelun puolella haku voidaan käynnistää Rekisteripalvelut-toiminnallisuuden kautta. Hakuehtoina toimivat kiinteistö-, määräala- tai laitostunnus. Esimerkissä on käytetty kiinteistötunnusta 931-408-3-242.

Kun haluttu kiinteistö on löytynyt, saadaan sekä sen perus- että kiinteistönmuodostustiedoista näkyville arkistoviite (eli arkistotunnus), jonka perusteella ao. rekisteriyksikköön liittyvät tiedot löytää ARKKI-järjestelmästä.

Kiinteistönmuodostus-valikko avautuu linkkiä klikattaessa, ja sen alta voi avata Muodostumistietojen selaus (maksuton) -näkymän. Sekä Perustiedot että Muodostumistiedot avautuvat selaimessa uuteen välilehteen tai ikkunaan sen mukaan, millaiset asetukset käyttäjällä selaimessaan on.

Siirtyminen ARKKIin

Napautettaessa Arkistoviite-linkkiä (edellisen sivun Perustiedot  ja Kiinteistönmuodostustiedot  -kuvissa ympyröity MMLm/13588/33/2011), käyttäjä siirtyy hakemaan aineistoa ARKKI-järjestelmästä ja näytölle avautuu uuteen ikkunaan ARKKI-hakutulosnäkymä. Haun tuloksena näkyy listaus asiakirjoista ja kartoista, jotka liittyvät haetun rekisteriyksikön muodostukseen. Asiakirjan nimen lisäksi näytöllä näkyy myös sen sisäinen tunnistenumero, viimeisin muutospäivä, asiakirjan tyyppi sekä sininen painike, jolla pääsee katsomaan asiakirjan metatietoja.

Sinisellä alleviivattuina näkyvät ne dokumentit, joista on tallennettuna sähköinen versio (PDF-dokumentti). Lisäksi kiinteistöön saattaa liittyä pelkkiä metatietoja, joihin ei ole liitetty erillistä sähköistä asiakirjaa.

Dokumentin sisällön saa auki kilkkaamalla linkkejä.

Joskus arkistoviitteellä haku ei tuo oikeaa tulosta, koska esimerkiksi kuntatiedot ovat muuttuneet aikojen kuluessa. Jos haetaan esimerkiksi kiinteistötunnuksella 91-439-1-48, saadaan perustietojen kautta tietoon arkistoviite 10:8 (Sibbo), jolle ei tässä muodossa löydy vastinetta ARKKI-järjestelmässä. Tällaisessa tilanteessa aineistoa voi etsiä muokkaamalla hakuehtoja ja hakemalla uudelleen.

ARKKI-hakuehtojen muokkaus tai uusi haku

Hakuehtoja pääsee muokkaamaan napauttamalla hakutulosikkunan yläosassa olevaa Muokkaa hakua -linkkiä. Tällöin avautuu erillinen hakulomake, jolla aineistoa voidaan arkistoviitteen (arkistotunnus KR, eli kiinteistörekisterissä oleva arkistotunnus) lisäksi hakea arkistotunnus-, toimitusnumero- tai asiatunnus-tiedoilla ja kuntakoodilla. Järjestelmä tuo lomakkeelle automaattisesti ne ehdot, joilla alkuperäinen haku tehtiin.

Kiinteistöillä on usein muitakin tapahtumia kuin sen muodostumisen tapahtuma eli toimitus, jossa se muodostettiin. ARKKI-järjestelmän kautta voi hakea kaikenlaisia toimituksia esim. rajankäyntejä, yksityistietoimituksia, yleistietoimituksia ym., joita yksiköllä on vuosien varrella tehty. Hakuehtoina tulee tuolloin antaa vähintään kaksi yksilöivää tietoa: joko toimitusnumero ja kuntakoodi tai arkistoviite ja kuntakoodi.

Kuntakoodin haku

Kuntakoodin voi hakea Kuntalistalta. Käyttäjän ei tarvitse tietää kuntakoodia, vaan hän voi hakea haluamansa kunnan koodin sen nimen avulla. Suodatuskentän hakuehdoksi valitaan joko kuntakoodi (Kunta) tai kunnan nimi (Nimitys). Tämän jälkeen hakukenttään kirjoitetaan hakukohde (esim. Kiikala tai 252) tai merkkijono hakukohteen nimen alusta esim. kii. Käytä-painike tuo hakutuloksen.

 

Hakuvinkkejä

Haun muokkausta tarvitaan usein silloin, kun haku kohdistuu vanhaan aineistoon (ns. MML1-arkistoon, eli materiaaliin isojaosta vuoden 1997 loppuun). Vanhojen läänien maanmittauskonttoreissa oli käytössä erilaisia arkistointitapoja ja arkistotunnukset ovat näin ollen hyvin moninaisia muodoltaan. Yleisin arkistotunnus on muotoa luku:luku, esim. 3:200 tai 1:25, mutta se voi olla myös esim. 232-XII-12, 619/A C=86 AS tai C.24.298. Oikean hakuehdon löytäminen voi joskus vaatia useita yrityksiä.

Jos tarkalla arkistotunnuksella haettaessa ei löydy tuloksia ja arkistotunnus on pitkä, voidaan hakuehtoa lyhentää tähti-katkaisumerkillä (*). Jos esimerkiksi tunnuksen lopussa on C=numero (nk. konvoluuttitunnus) ja vielä lisätarkenteita (esim. 619/A C=86 AS), voidaan hakuehdoksi syöttää 619/A C=86*.

Joissain tapauksissa arkistotunnuksessa oleva roomalainen numero on voitu tallennusvaiheessa korvata vastaavalla arabialaisella numerolla. Joten haettaessa roomalaisia numeroita sisältävällä tunnuksella, voi samaa hakua kokeilla myös muuttamalla roomalainen numero arabialaiseksi.

Aineistossa voi olla myös kirjoitusvirheitä, jolloin esimerkiksi ylimääräinen välilyönti saattaa aiheuttaa sen, että haluttua tietoa ei löydy.

Vuosilta 1998 - 2004 olevan aineiston (MML2) arkistotunnukset ovat muotoa kuntakoodi:vuosiluku:juokseva numero, esim. 291:1999:2. Tätä aineistoa digitoidaan koko ajan, mutta kaikkea aineistoa ei ole vielä sähköisesti saatavilla. Tavoite on, että vuoden 2015 lopussa koko MML2 aineisto on sähköisessä muodossa.

Uusin aineisto (MML3 ja MML4, vuodesta 2005 eteenpäin), joilla tunnus alkaa ”MMLm/” löytyy aina ilman hakuehdon muokkaustarvetta ja se on kokonaan sähköisessä muodossa. Tämän ajanjakson maanmittaustoimituksissa tunnuksen muoto on MMLm/juokseva numero/33/vuosiluku (esim. MMLm/1244/33/2013) ja rekisterinpitäjän hallinnollisissa päätöksissä MMLm/juokseva numero/44/vuosiluku (esim. MMLm/1250/44/2013). Uusimman aineiston yhteydessä hakuehdoksi riittää pelkkä asiatunnus (sama kuin arkistotunnus), koska ne ovat järjestelmän sisällä yksilöiviä.

Hakuongelmia esiintyy yleisesti niissä tapauksissa, joissa kunta on lakannut olemasta ja yhdistynyt toiseen tai kokonaan uuteen kuntaan ja saanut uuden kuntanumeron. Näissä tapauksissa kiinteistötietopalvelun tarjoama nykyinen kuntakoodi ei tuo oikeaa tulosta (kuten aiemmin käytetyssä esimerkissä, jossa Sipoon arkistotunnusta ei löytynyt Helsingin kuntakoodilla), vaan hakuehtoa pitää muokata niin, että haussa käytetään alkuperäistä (arkistointiajankohdan) kuntakoodia.

Kiinteistörekisterissä ja kiinteistötietojärjestelmässä käytettävä arkistotunnusten erotinmerkki, pilkku (,) toimii erotinmerkkinä myös ARKKI-haussa. Jos siis haetaan useammalla arkistotunnuksella, on niiden väliin pantava pilkku, esimerkiksi 2:300,2:301,2:302.