Bruksanvisning för systemet ARKKI till användare av Fastighetsdatatjänsten
ARKKI är Lantmäteriverkets elektroniska arkiv, i vilket arkiveras alla handlingar och kartor som upprättats vid lantmäteriförrättningar och förvaltningsbeslut. Äldre förrättningshandlingar och förrättningskartor, som uppstått ända sedan storskiftet, skannas också in i systemet. Handlingar som berör fastighetsinskrivning, exempelvis kunders ansökningar med bilagor samt beslutshandlingar som visar myndigheters avgöranden, har också förts in i ARKKI. Materialet har tillkommit sedan december 1993. Via Fastighetsdatatjänsten syns endast offentliga inskrivningshandlingar.
- 1. Sökning av uppgifter i Lantmäteriarkivet
- 2. Sökning av inskrivningsärenden i Fastighetsdatatjänsten
1. Sökning av uppgifter i Lantmäteriarkivet
I webbtjänsten Fastighetsdatatjänst kan sökningen inledas via funktionen Registertjänster. Sökvillkor är fastighetsbeteckning, anläggningsbeteckning eller beteckning för outbrutet område. I exemplet har man använt fastighetsbeteckningen 931-408-3-242.
När den önskade fastigheten har tagits fram, kan man både ur basuppgifterna och fastighetsbildningsuppgifterna, som har märkts ut med röda cirklar på bilden, få fram registerenhetens arkivhänvisning (dvs. arkivbeteckning). Arkivhänvisningen används för att hämta uppgifter om registerenheten från systemet ARKKI.
Menyn Fastighetsbildning öppnas när man klickar på länken. Under den kan man öppna vyn Bläddra i bildningsdata (avgiftsfri). Både Basuppgifter och Fastighetsbildning öppnas på en ny flik eller i ett nytt fönster beroende på användarens webbläsarinställningar.
1.1. Att komma till ARKKI
När användaren klickar på länken Arkivhänvisning (MMLm/13588/33/2011 i bilderna för Basuppgifter och Fastighetsbildning) flyttas han eller hon till systemet ARKKI för att hämta material. På skärmen öppnas ett nytt fönster med sökresultat från ARKKI. Sökresultatet visas som en lista över handlingar och kartor som berör bildningen av den sökta registerenheten. Utöver handlingens namn visas också dess interna identifierare (Doknr), datum för senaste ändring och handlingens typ samt en blå knapp som ger tillgång till handlingens metadata.
Handlingar som har arkiverats i elektronisk form (som PDF-fil) visas i blå färg och understruket. Dessutom kan det hända att en fastighets uppgifter endast omfattar metadata till vilka man inte anslutit någon elektronisk handling.
Dokumentets innehåll kan visas genom att klicka på texten i blå färg.
Ibland ger sökning med arkivhänvisning inte rätt resultat, t.ex. om kommunuppgifterna har ändrats med tiden. En sökning t.ex. med fastighetsbeteckningen 91-439-1-48 ger via basuppgifterna arkivhänvisningen 10:8 (Sibbo), som i denna form saknar en motsvarighet i ARKKI. I en sådan situation kan man söka material genom att ändra sökvillkoren och göra en ny sökning.
1.2. Ändring av sökvillkor i ARKKI eller ny sökning
Sökvillkoren kan ändras genom att klicka på länken Ändra sökvillkor överst i sökresultatfönstret. Då öppnas en separat sökblankett där man kan söka material inte enbart med arkivhänvisningen (Arkivbeteckning FR, dvs. arkivbeteckningen i fastighetsregistret) utan även med arkivbeteckning, förrättningsnummer eller ärendebeteckning och kommunnummer. Systemet hämtar automatiskt uppgifterna från den ursprungliga sökningen på blanketten.
Fastigheter berörs ofta av andra händelser än bildandet, dvs. den förrättning där fastigheten bildades. Via systemet ARKKI kan man söka olika slag av förrättningar, t.ex. rågångar, enskilda vägförrättningar eller allmänna vägförrättningar som gjorts på fastigheten under årens lopp. Då ska minst två identifierande uppgifter ges som sökvillkor, dvs. antingen förrättningsnummer och kommunnummer eller arkivhänvisning och kommunnummer.
1.3. Hämta kommunnummer
Kommunnumret kan hämtas från listan över kommuner. Användaren behöver inte känna till kommunnumret utan det kan sökas med hjälp av kommunens namn. I filterfältet (suodatuskenttä) väljs som sökvillkor antingen kommunnummer (Kunta) eller kommunens namn (Nimitys). Efter detta skrivs sökobjektet i sökfältet (t.ex. Kiikala eller 252) eller en teckensträng från början av kommunens namn, t.ex. kii. Klicka knappen Käytä för att ta fram sökresultatet.
1.4. Söktips
Det är ofta nödvändigt att ändra en sökning som berör gammalt material (s.k. MML1-arkivet, dvs. material från storskiftet till slutet av år 1997). De gamla länslantmäterikontoren använde olika arkiveringssätt och arkivbeteckningarna kan därmed se mycket olika ut. Oftast har en arkivbeteckning formen siffra:siffra, t.ex. 3:200 eller 1:25, men den kan även ha t.ex. följande former: 232-XII-12, 619/A C=86 AS eller C.24.298. Det kan ibland krävas flera försök för att hitta rätt sökvillkor.
Om man inte får resultat när man söker med exakt arkivbeteckning och arkivbeteckningen är lång, kan sökvillkoret förkortas med avbrytningstecknet *. Om det i slutet av beteckningen finns ett C="nummer" (s.k. omslagsbeteckning) och andra strukturer (t.ex. 619/A C=86 AS) kan man använda 619/A C=86* som sökvillkor.
I vissa fall kan en romersk siffra i arkivbeteckningen ha ersatts med motsvarande arabiska siffra då det arkiverats i ARKKI. Den som söker med en beteckning som innehåller romerska siffror kan även prova ändra den romerska siffran till en arabisk siffra.
Det kan även finnas skrivfel i materialet, så att ett överflödigt mellanslag kan medföra att den önskade informationen inte kan hittas.
I materialet (MML2) från åren 1998–2004 har arkivbeteckningarna formen kommunkod:årtal:löpande nummer, t.ex. 291:1999:2. Detta material skannas in hela tiden men hela materialet är ännu inte tillgängligt i elektronisk form. Målet är att hela materialet MML2 skulle vara i elektronisk form i slutet av år 2015.
Det nyaste materialet (MML3 och MML4 från år 2005 framåt) där arkivbeteckningen inleds med "MMLm/" hittas alltid utan behov att ändra sökvillkor. Detta material är i elektronisk form i sin helhet. Lantmäteriförrättningars arkivhänvisningar från denna tidsperiod har formen MMLm/löpande nummer/33/årtal (t.ex. MMLm/1244/33/2013) och i registerförarens förvaltningsbeslut MMLm/löpande nummer/44/årtal (t.ex. MMLm/1250/44/2013). I samband med det nyaste materialet räcker det att ange endast ärendenumret (samma som arkivbeteckningen) som sökvillkor eftersom de fungerar som identifierare inom systemet.
Problem vid sökning förekommer allmänt i sådana fall där kommunen har upphört och slagits samman med en annan eller en helt ny kommun och fått ett nytt kommunnumer. I dessa fall ger det nuvarande kommunnumret som fås från Fastighetsdatatjänsten inte rätt resultat (jfr det tidigare exemplet där en arkivbeteckning för Sibbo inte kunde hittas med Helsingfors kommunnummer). Sökvillkoret måste ändras så att man i sökningen använder det ursprungliga kommunnumret (som gällde vid arkiveringstidpunkten).
I fastighetsregistret och i Fastighetsdatasystemet används kommatecken (,) som skiljetecken, vilket även fungerar i sökningar i ARKKI. Vid sökning med flera arkivbeteckningar ska dessa alltså skiljas åt med kommatecken, t.ex. 2:300,2:301,2:302.
2. Sökning av inskrivningsärenden i Fastighetsdatatjänsten
I Fastighetsdatatjänsten finns inskrivningshandlingar tillgängliga med vissa begränsningar. Användaren kan granska endast offentliga handlingar. För sekretessbelagda handlingar finns endast deras metadata tillgängliga, och informationstjänst om själva handlingarna kan begäras från LMV:s kundservice.
Vid Lantmäteriverket förvaras inskrivningsmaterial fr.o.m. 1.12.1993. Materialet indelas i tre delarkiv.
Den första delen, Inskrivningsarkiv 1, har uppstått vid olika tingsrätter från år 1993 till slutet av år 2009. Den andra delen, Inskrivningsarkiv 2, har uppstått regionalt vid Lantmäteriverkets lantmäteribyråer från år 2010 till maj 2013. Den tredje delen, Inskrivningsarkiv 3, uppstår på riksnivå vid Lantmäteriverket. Retroaktiv digitalisering utförs för Inskrivningsarkivens 1 och 2 del. Inskrivningsarkiv 3 uppstår digitalt.
I tingsrättens eller lantmäteribyråns beslut har ärendet som arkivhänvisning en Arkivbeteckning och i Lantmäteriverkets beslut ett Ärendenummer. På sökkortet är arkivbeteckningen och ärendenumret separata fält, och användaren ska välja vilket fält som används från fall till fall. Arkivbeteckningen är annorlunda till formen jämfört med Ärendenumret.
Arkivbeteckningen omfattar alla handlingar i ärendet. Ärendenumret omfattar Ansökningsnummer på vilket ansökan inklusive inlämnade eller uppvisade bilagor arkiverats. Det finns alltid en koppling mellan ansökningsnumret och ärendenumret. Användaren behöver alltså inte reda ut det separat.
Ärendets arkivhänvisning eller ärendenummer finns som en länk på lagfartsbeviset eller gravationsbeviset som innehåller personnummer. Med länken kan man gå direkt till sökresultatet i ARKKI.
2.1. Exempel
Exempel 1: Sökning av arkivhänvisning på lagfartsbevis eller gravationsbevis (utan personnummer).
På gravationsbeviset finns en inskrivning av en särskild rättighet som gäller en arrenderätt. På arrenderätten har ärendenummer och arkivhänvisning antecknats. Arkivhänvisningen används i arkivsökningar.
Från gravationsbeviset kan man alltså kopiera arkivhänvisningen 747:2005:KI:8184, där
- 747 är nummerkoden för Björneborgs tingsrätt
- 2005 är året för anhängiggörande
- KI betyder inskrivning av särskild rättighet (inteckning) och
- ärendenumret är 8184.
På gravationsbeviset som innehåller personnummer finns arkivhänvisningen som en länk.
Fältet Arkivbeteckning ska användas.
I sökresultatet syns den sökta arkivhänvisningen samt en annan anknytande arkivhänvisning. I tingsrättens och lantmäteribyråernas beslut har tre typer av handlingar arkiverats. Beslutshandlingen innehåller en digital kopia av myndighetens beslut. Ansökan är en digital kopia av den ansökan som den sökande inlämnat (om ansökan inlämnats skriftligt). Bilagorna till beslutshandlingen innehåller digitala kopior av de handlingar som den sökande inlämnat, på vilka beslutet baserar sig. En del av handlingarna kan vara sekretessbelagda (se "Informationstjänst för sekretessbelagda handlingar").
I lagfarter och förtydligande lagfarter är bokstavsdelen LH.
För förtydligande lagfarter har nödvändigtvis inga andra digitala kopior än beslutet arkiverats. Det kan också vara maskinläsbart, varvid inga separata handlingar finns. En maskinläsbar förtydligande lagfart har därmed ingen arkivhänvisning heller.
I Lantmäteriverkets beslut har ansökan och beslutshandlingen arkiverats, men bilagorna har inget gemensamt allmänt namn (exempelvis beslutshandlingens bilagor). I Inskrivningsarkiv 3 har bilagehandlingarna uppkallats efter själva handlingen, exempelvis köpebrev, testamente osv.
Exempel 2: Handlingarna har ännu inte digitaliserats i systemet ARKKI.
På gravationsbeviset kan man klicka på länken eller kopiera arkivhänvisningen: 715:2000:KI:2324.
Arkivhänvisningen klistras in i sökfältet Arkivbeteckning och sedan klickar man på "Kör sökning".
Av sökresultatet framgår att ärendets handlingar ännu inte digitaliserats. Då ska man göra en arkivbeställning via LMV:s kundservice.
Exempel 3: Handlingarna finns i Riksarkivet.
Ärendehänvisningarna för handlingarna för en äganderätt finns på lagfartsbeviset:
I detta fall finns handlingarna vid Riksarkivets verksamhetsställe i Jyväskylä, där man kan få informationstjänst på plats eller vid kundservicen. Handlingar som finns i Riksarkivet kan inte granskas via Fastighetsdatatjänsten.
Exempel 4: Lantmäteriverkets beslut.
Kommunen har köpt en fastighet och fått lagfart.
Beslutets arkivhänvisning är ärendenummer MML/29418/71/2021, där
- LMV betyder Lantmäteriverket
- 29418 är ärendenumret
- 71 är beslutet om lagfart
- 2001 är året för anhängiggörande.
Från lagfartsbeviset kopieras arkivhänvisningen som klistras in i fältet för ärendenummer på sökkortet. Från versionen Lagfartsbevis (personnummer) kan man gå vidare direkt via länken.
En sökning med ärendenummer visar beslutet och det anknytande ansökningsnumret, på vilket ansökan och åtkomsthandlingarna med bilagor arkiverats. Ansökningsnumret är av den sk. 70-serien. Det visar ärendets eller beslutets typ (70 = ansökan, 71 = lagfart, 72 = inteckning, 73 = särskild rättighet, 74 = anmärkning, 75 = korrigering). Det anknytande ärendet behöver inte sökas separat utan det syns automatiskt i sökresultatet.
I tingsrättens och lantmäteribyråernas beslut finns ansökningarna, handlingarna som kunden inlämnat samt beslutet med samma arkivbeteckning.
Exempel 5: Skillnaderna mellan arkivbeteckningar.
Tingsrättens och lantmäteribyråernas arkivbeteckningar avviker från Lantmäteriverkets ärendenummer och även något från varandra. Skillnaden är tingsrättens nummerkod och lantmäteribyråns nummerkod, som är den första, tresiffriga delen av ärendenumret och arkivbeteckningen. Numret kan kontrolleras i denna pdf-fil.
Varje tingsrätt och lantmäteribyrå har sin egen nummerkod. Tingsrättens nummerkod (den sk. 700-serien) är densamma i både fastighetsdatasystemet och ARKKI. Lantmäteribyråns nummerkod (den sk. 500-serien) i fastighetsdatasystemet är inte densamma som i ARKKI.
2.2. Informationstjänst för sekretessbelagda handlingar
I systemet ARKKI har sekretessbelagda handlingar arkiverats. Sådana finns särskilt i inskrivningsarkivet. En sekretessbelagd handling syns i sökresultaten i Fastighetsdatatjänsten men kan inte öppnas. Systemet ger ett felmeddelande.
Det går emellertid att titta på en sekretessbelagd handlings metadata. Av metadatakortet framgår uppgifterna om handlingens offentlighet.
Man kan begära uppgifter om sekretessbelagda handlingar från LMV:s externa kundservice.
Systemet har uppdaterats stegvis efter år 2010, då inskrivningsuppgifterna överfördes till Lantmäteriverket. På grund av detta är sekretessbelagda handlingars metadata lite olika beroende på tidpunkten för digitaliseringen samt på det om det är fråga om ett ärende som avgjorts vid en tingsrätt, en lantmäteribyrå eller Lantmäteriverket.
I titeln på handlingar som digitaliserats retroaktivt t.o.m. år 2020 har man antecknat "sekretessbelagd". Dessutom har offentlighetsklassen på handlingens metadatakort bestämts som "235 Sekretessbelagd", och på kortet har man antecknat "Skyddad handling".
På metadakortet för handlingar som digitaliserats retroaktivt efter år 2020 har det utöver ovan nämnda anteckningar även nämnts sekretesstid och orsak till sekretess.
I titeln på handlingar som digitaliserats retroaktivt efter våren 2022 står det inte längre "sekretessbelagd" utan uppgiften framgår antingen genom att klicka på länken till handlingen (varvid systemet ger ett felmeddelande) eller genom att granska uppgifterna på metadatakortet.
Inskrivningsarkiv 3, dvs. material som uppstått i digital form, har från första början märkts ut på ett annat sätt. I titeln på sekretessbelagda handlingar som anslutits till ärendenummer och ansökningsnummer står det inte "sekretessbelagd". Till övriga delar motsvarar handlingens metadata metadatan för handlingar som digitaliserats retroaktivt efter år 2022 (offentlighetsklass, sekretesstid, orsak till sekretess, skyddad handling).