Näyttelyosaston varausehdot

Tapahtuma

GIS EXPO -PAIKKATIETOMARKKINAT 2017

Tapahtuman ajankohta: 7.11.2017

Tapahtuman järjestäjä

Maanmittauslaitos

Näyttelytilan varaus

Näyttelytilan sitova varaus tehdään järjestäjän sähköisellä varauslomakkeella Paikkatietomarkkinoiden verkkosivuilla www.paikkatietomarkkinat.fi.

Varauksia on mahdollista tehdä 9.5.2017 klo 10.00 alkaen. Varauslomakkeella on esitettävä sekä ensisijainen että vaihtoehtoinen alue ja sen pinta-ala.

Järjestäjä vahvistaa 6.6.2017 mennessä tehdyt näyttelyvaraukset viimeistään 30.6.2017.

Järjestäjän kirjallisesti vahvistama varaus on molempia osapuolia sitova.

Jos samaan kortteliin tulee viimeistään 6.6.2017 useampia varauksia, korttelin paikat täytetään varattujen paikkojen suuruusjärjestyksessä. Jos samaan paikkaan tulee kaksi tai useampi saman suuruinen varaus, paikat arvotaan.

Valmiiksi rakennetut paikat täytetään varausjärjestyksessä.

Järjestäjällä on oikeus muuttaa näyttelytilan kokoa, muotoa tai sijaintia.

Mikäli varattuun näyttelytilaan tulee näytteilleasettajan lisäksi muita organisaatioita, näytteilleasettajan tulee ilmoittaa siitä järjestäjälle organisaatioiden sisällyttämiseksi Paikkatietomarkkinoiden näytteilleasettajaluetteloon.

Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän kirjallista lupaa luovuttaa/vuokrata edelleen osastoaan.

Hinnat ja maksuehdot

Näyttelytilan hinnat on ilmoitettu tilauslomakkeen taulukossa. Hintoihin lisätään arvonlisävero 24 %.

Järjestäjä laskuttaa osallistumismaksun syyskuun alussa. Näyttelytilan vuokra laskutetaan yhdessä erässä.

Maksuehto 30 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen.

Pelkän lattiatilan paikanvuokraan ei kuulu seinä- tai muita rakenteita eikä sähköä.

Valmiiksi rakennettujen osastojen vuokraan sisältyy seinäkkeet (2-7 riippuen osaston sijainnista ja näytteilleasettajan tarpeista), sähkö ja lamput.

Pienin myytävä osasto on 3 m2.

Varaajan tulee ilmoittaa laskutusosoite varauksen yhteydessä.

Peruutus ja sopimuksen purkaminen

Näytteilleasettaja voi peruuttaa tilavarauksensa veloituksetta 15.7.2017 mennessä.

Mikäli tilavaraus peruutetaan 16.7. - 31.8.2017, näytteilleasettaja on velvollinen maksamaan 50 % vuokrasta.

Mikäli tilavaraus peruutetaan 1.9.2017 tai myöhemmin, näytteilleasettaja on velvollinen suorittamaan kokonaan varaamansa näyttelytilan vuokran. Tilavarauksen peruuntuessa näytteilleasettajasta johtuvasta syystä osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle.

Tilan käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, jos paikkavuokraa ei ole suoritettu määräaikana.  Sopimuksen näin tai muulla tavoin purkautuessa näytteilleasettajan syystä, näytteilleasettaja suorittaa jo erääntyneet maksut, jotka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jäävät järjestäjälle.

Näytteille asettaminen ja osastojen purkaminen

Näytteilleasettajat vastaavat itse näyttelyosastojensa rakentamisesta, somistamisesta, purkamisesta, siivouksesta ja kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustannuk­sista. Rakentamisessa tulee ottaa huomioon, että toiminta pysyy oman messuosaston sisäpuolella.

Järjestäjällä on oikeus tarkastaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista ja somistamista koskevat suunnitelmat.

Näytteilleasettajan tulee sopia erikoisrakenteista esim. yli 250 cm korkeat rakenteet ja somisteet sekä painavien (yli 1000 kg) näyttelyesineiden sijoittamisesta järjestäjän ja Messukeskuksen kanssa. Erikoisrakenteiden käyttäminen saattaa aiheuttaa näytteilleasettajalle lisäkustannuksia.

Järjestäjällä on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, jotka ovat vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle.

Messukeskus lähettää näytteilleasettajalle lisätietoa näyttelyrakenteiden ym. tilauksista elokuun loppuun mennessä.

Osastojen purkamisen aloittamisessa on huomioitava se, että näyttelyn yleisilmeeseen ja hyvään henkeen kuuluu, että näyttelyalue on kaikille näyttelyvieraille nähtävissä ja koettavissa siihen asti, kun Paikkatietomarkkinat ovat avoinna ja kävijöillä on mahdollisuus tutustua osastoihin.

Näytteilleasettajan vastuu ja vakuuttaminen

Järjestäjä kustantaa näyttelyalueen palosuojelun, sisätilojen lukitsemisen ja hoitaa näyttelyn yleisen vartioinnin.

Näytteilleasettaja on koko tapahtuman ajan (sisältäen tapahtuman rakentamiseen ja purkamiseen varatun ajan sekä mahdolliset iltatilaisuudet) vastuussa oman näyttelyosastonsa rakenteista, tilaan tuoduista tavaroista, kalusteista ja laitteista sekä niiden mahdollisesti kiinteistölle ja kolmannelle osapuolelle aiheuttamista vahingoista. Edellä mainitusta syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomistaan vastuu-, vahinko- ym. vakuutuksista.

Näyttelyesineet ja henkilökohtaiset tavarat ovat näytteilleasettajien omalla vastuulla. Jos osastollanne on helposti mukaan lähtevää irtotavaraa, älkää jättäkö sitä vartioimattomalle osastolle. Näyttelyn sulkeuduttua ottakaa arvotavarat mukaanne tai sulkekaa ne lukittuihin kaappeihin.

Asiakaskutsukortit

Näytteilleasettaja voi tilata veloituksetta asiakaskutsukortteja osaston koon mukaan enintään 20 kpl ostettua näyttelyneliömetriä kohti.

Kutsukorttiin on mahdollisuus painattaa valmiiksi kutsujaorganisaation nimi ilman lisäveloitusta. Kutsukortista tehdään myös sähköinen versio, mikä toimitetaan näytteilleasettajille pdf-tiedostona. Järjestäjä lähettää asiasta lisätietoa varausvahvistuksen yhteydessä.

Tietoiskut

Näytteilleasettajalle varataan mahdollisuus yhteen tietoiskuun. Tietoiskuaikoja on rajoitetusti. Tietoiskuista lähetetään tarkempi tiedote varausvahvistuksen yhteydessä.

Yleistä

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden näyttelyn peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, jos näyttelyä ei ylivoimaisten esteiden takia voida järjestää edellä mainittuna aikana.

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste