Blogi: Kirjaamisruuhkat on purettu

Ruuhka syntyy helposti, mutta sen purkaminen vaikeampaa. Toisaalta ruuhkia on vaikea välttää, kun isoja muutoksia tehdään. Koska julkisen sektorin vaatimukset kasvavat, investoiminen tehokkaampaan asioiden hoitamiseen on välttämätöntä.

Kun kirjaamisasiat siirrettiin käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen vuoden 2010 alussa, niitä käsittelevien henkilöiden määrä oli mitoitettu saapuvien asioiden määrään. Työpaikan muutos käräjäoikeuksista maanmittaustoimistoihin oli iso asia henkilöstölle, eikä asioiden käsittely voinut jatkua tammikuussa siitä, mihin joulukuussa jäätiin. 250 000 asian käsittely 250 henkilön voimin ruuhkautui, ja tasapaino saavutettiin vasta seuraavan vuoden aikana.

Palautetta kuunneltiin herkällä korvalla

Kaikki haluaisimme, että asiamme käsiteltäisiin mahdollisimman nopeasti. Olemme saaneet palautetta pitkistä käsittelyajoista ja palaute on otettu vakavasti.

Ensimmäisellä kerralla pyrimme ratkaisemaan ruuhkan palkkaamalla uusia käsittelijöitä, mutta tämä keino ei ollut kuitenkaan kovin tehokas. Valmiita kirjaamisasioiden käsittelijöitä ei voinut palkata mistään, sillä kirjaamissihteeriksi opitaan sopivan peruskoulutuksen jälkeen itse työssä. Uudet henkilöt ryhtyivät opettelemaan ja vakituiset perehdyttämään heitä, mikä vei aikaa.

Kirjaamisjärjestelmän vaihtaminen toi lisää muutoksia

Toinen suuri muutos kirjaamisprosessiin tuli kesällä 2013. Vanha, hyvin palvellut, 1980-luvulla käyttöön otettu kirjaamisjärjestelmä oli tullut tiensä päähän.

Uutta kirjaamisjärjestelmää oli ryhdytty rakentamaan jo heti kirjaamisasioiden siirron jälkeen, ja se otettiin käyttöön muutamien viivästysten vuoksi juuri ennen kesälomia. Tämän vuoksi kesällä saapuneista uusista asioista pystyttiin ratkaisemaan vain puolet. Vireillä olevien asioiden määrä sekä asioiden käsittelyaika kolminkertaistui.

Uusi toimintatapa kannatti

Oman lisänsä asioiden käsittelyyn toi Maanmittauslaitoksen organisaatiouudistus, jolloin paikallisesta toimialueesta siirryttiin aitoon valtakunnalliseen työjonoon vuoden 2014 alusta lukien. Tällä kertaa meillä olikin jo tiedossa, että näin suurta muutosta ei voida toteuttaa ilman, että asiat jossain määrin ruuhkautuvat.

Ruuhkan kertymisen nopeus ja purkamisen hitaus hiukan yllättivät. Nyt valittuna toimintatapana ei kuitenkaan ollut ruuhkan purkaminen mahdollisimman nopeasti, vaan asiakkaiden kokemien haittojen minimointi.

Käsittelimme kiireelliset asiat muita asioita nopeammin, mikä toimikin varsin hyvin asioiden luonteen vuoksi. Kirjaamisasiat ovat yleensä jälkikäteistä rekisteröintiä, ja harvoin asiakkaan toimenpide on juuri ratkaisusta kiinni.

Käsittelijöiden määrää emme lisännet merkittävästi, vaan pyrimme hoitamaan asiat olemassa olevan henkilöstön voimin. Henkilöstö joutuikin venymään tässä tilanteessa, mutta siitä selvittiin.

Nyt tehdyt investoinnit ovat kannattaneet. Kirjaamisasioiden käsittely on nopeampaa ja tehokkaampaa, eikä henkilöstökään haluaisi palata takaisin vanhoihin toimintatapoihin.

Janne Murtoniemi
Johtaja
Kirjaamisprosessi


Plokkauksia Maasta -blogissa  eri kirjoittajat käsittelevät Maanmittauslaitoksen ajankohtaisia asioita.  Voit keskustella aiheesta kirjoittamalla blogiin kommentin sivun alareunassa. Kommentit tarkistetaan ennen julkaisua.

Uusimmat uutiset ja blogit