Ensimmäinen robotisoitu henkilöstöraportti

Maanmittauslaitos hyödynsi robottia henkilöstöraportin teossa: syntyi ensimmäinen automatisoitu valtionhallinnon raportti osana tiedolla johtamista edistävää Tietokiri-hanketta. Maanmittauslaitoksen henkilöstöpäällikkö Katri Vermanne kertoo, miltä Maanmittauslaitoksen vuoden 2018 henkilöstöraportin tekeminen uuden digityökaverin kanssa tuntui ja miten työ sujui.

Kuvalla kannettava tietokone.

Meidän työtämme edelsi Tietokirin suunnitelma automatisoida virallisraportointi. Työkaluna käytettiin yhteistyökumppanimme Underhoodin Rabottia, jonka pystyttämiseen liittyvää työtä ja tunnetilaa Underhoodin Sami Kuusela kuvasi hyvin omassa blogissaan.

Meillä Maanmittauslaitoksessa kootaan henkilöstöä kuvaavat tunnusluvut ja henkilöstöjohtamisen linjaukset kalenterivuosittain etukäteen henkilöstösuunnitelmaksi ja jälkikäteen henkilöstöraportiksi.

Tätä ennen henkilöstöraportit on Maanmittauslaitoksessa koottu HR-asiantuntijoiden laatimin tekstein, numeroin ja kuvin. Käytännössä henkilöstöraportit ovat olleet 30-sivuisia dokumentteja.

Olimme tunnistaneet, että seuraavia kehitysaskeleita henkilöstöraportoinnissamme olisivat raportoinnin systematisointi, tiedon näkyväksi tekeminen ja visualisointi. Ilmankos meillä innostuttiin, kun saimme mahdollisuuden lähteä kokeilemaan robotiikan hyödyntämistä henkilöstöraportoinnissa!

Digityökaveri työharjoitteluun

Myös meille Maanmittauslaitoksessa oli tuttua se, että raportoitavia tietoja koottiin eri lähteistä ja niistä tehtiin taulukoita, joita sitten siirrettiin tarvittaviin dokumentteihin. Tämä oli paitsi työlästä myös turhauttavaa.

Kapula annettiin HR-asiantuntijoillemme, eli uutta välinettä kokeilivat samat henkilöt, jotka muutoinkin kokoavat henkilöstöraporttimme. Koimme saavamme uuden digityökaverin työharjoitteluun. Uusi väline tarjoaisi asiantuntijoillemme työskentelyn lähtökohdaksi raportin valmiin rakenteen, datasta tehtyjä visualisointeja ja dataan perustuvaa tekstiä. Ihmisten tehtäväksi jäisi ajatella, tehdä analyysejä ja tulkintoja ja opettaa robottia. Toki ymmärsimme, että digityökaverimme oli tulossa ensimmäiseen työpaikkaansa, ja tiesimme, että sillä olisi varmasti vielä paljon opeteltavaa.

Kokeilu toteutettiin rakentamalla vuoden 2018 henkilöstöraportti uutta välinettä hyödyntäen.

Kuinkas kävi?

Kuten kokeilujen luonteeseen kuuluu, teimme asioita eri tavalla kuin aikaisemmin. Käytössä ollut väline oli sekin ihan uusi, monilta olennaisilta osiltaankin prototyyppi. Nämä asia näkyivät tekemisessämme monin tavoin. Yhteydenpito yhteistyökumppani Underhoodiin oli aktiivista koko työskentelymme ajan.

Kokeilun myötä syntyneet pohdinnat henkilöstöraportin sisällöstä, rakenteesta ja mittareista ovat olleet suuri anti, ja pohdinnat näistä teemoista jatkuvat. Välineen käyttäjän kannalta automaattisesti muodostuvat, dataan perustuvat graafit olivat hyödyllinen uudistus, samoin uudenlainen informatiivinen tapa toteuttaa raportin sisällysluettelo. Kokeilun myötä vahvistui se toivottu suuntaus, että tällainen väline on omiaan suuntaamaan asiantuntijoiden työpanosta dataan pohjautuvien analyysien tekemiseen. Tämän yhden kokeilun pohjalta meillä ei vielä voi olla varsinaista kokemusta siitä, kuinka hyvin digityökaverimme oppii tuottamaan tekstiä, kun sitä tekstiä editoimalla opetetaan.

Vuoden 2018 henkilöstöraportista (avaa PDF:nä) tuli 30-sivuinen, ihan niin kuin aikaisempienkin vuosien henkilöstöraportit olivat olleet. Miten vuoden 2018 raportti sitten erosi aikaisemmista? Entä se raportin tietojen hyödyntäminen?

Lukemalla pelkästään henkilöstöraportin sisällysluettelon saa kokonaiskäsityksen siitä, miten meillä on mennyt. Jos haluaa lukea toisenkin sivun, on raportin alussa yhteenveto tärkeimmistä vuonna 2018 toteutuneista asioista. Kolmanneksi sivuksi voi valita toimintaehdotukset, jotka löytyvät raportin lopusta.

Kokeilujen hyvä puoli on se, että maailmaa ei saa eikä tarvitse saada yhdellä kertaa täysin valmiiksi. Kuten Tietokiri-hankkeen Martti Kallavuo blogissaan kertoo, henkilöstöraportti osoittautui oivaksi kokeilukohteeksi. Seuraava askel on kertoa näistä tähänastisista kokemuksista ja viitoittaa tulevaisuuden suuntaa.

Katri Vermanne
Henkilöstöpäällikkö, Maanmittauslaitos

Katri Vermanne

_______________________________________________________________________________________

Maanmittauslaitoksen blogissa eri kirjoittajat käsittelevät Maanmittauslaitoksen ajankohtaisia asioita. Voit keskustella aiheesta kirjoittamalla blogiin kommentin sivun alareunassa. Kommentit tarkistetaan ennen julkaisua.

Kommentit

Rajattu HTML

  • Sallitut HTML-tagit: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.

Uusimmat uutiset ja blogit