Osakeluettelon siirtopalvelu ollut käytössä kuukauden

Maanmittauslaitos avasi taloyhtiöille tarkoitetun osakeluettelon siirtopalvelun noin kuukausi sitten huhtikuun lopussa. Ensimmäisen kuukauden aikana osakeluettelonsa siirsi huoneistotietojärjestelmään palvelun avulla noin 165 yhtiötä.

Kuva kerrostalon ulkosivusta.
Kuva: Riku Nikkilä

Yksi osakeluetteloita ensimmäisten joukossa siirtänyt oli padasjokelainen Sirkka Heinonen. Hän kuuli huoneistotietojärjestelmästä ensimmäistä kertaa Isännöintiliiton koulutuksessa ja päätti siirtää muutaman Paperikeidas Oy:n isännöimän yhtiön osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään heti huhtikuussa:

– Asia on ollut esillä hallituksessa jo viime vuoden puolella ja päätimme tehdä siirrot saman tien, kun ne kuitenkin pitää jossakin vaiheessa tehdä, hän kertoo.

Suurin syy osakeluettelon siirtoon oli Heinosen mukaan se, että vastuu osakeluettelon ylläpidosta siirtyy Maanmittauslaitokselle. Näin tiedot pysyvät ajan tasalla pienemmällä vaivalla ja aikaa vapautuu muuhun työhön.

Heinonen siirsi aluksi siirtopalvelun avulla muutaman yhtiön, jotka ovat pienehköjä, noin kuuden huoneiston yhtiöitä. Siirtopalvelun hän koki helppokäyttöiseksi.

– Palvelun käyttö sujui hyvin, mutta tietenkin kysymyksiä tuli vastaan esimerkiksi yhtiöjärjestyksen ulkomaalaislausekkeesta, että pitääkö se vielä merkitä ja sainkin sitten vastauksen, että ei tarvitse.

Apuna osakeluettelon siirrossa Heinonen hyödynsi osakeluettelon siirron tukipuhelinta sekä osakeluettelon siirron kirjallisia ohjeita, jotka hän tulosti itselleen siirron tueksi. Ohjeet olivat hänen mukaansa selkeät.

Siirron tuki auttaa osakeluettelon siirrossa

Maanmittauslaitos on perustanut osakeluettelon siirron kysymyksille erillisen osakeluettelon siirron tukipalvelun, josta on mahdollista saada apua osakeluettelon siirtoon sekä puhelimitse että verkkolomakkeella.

Siirtopalvelun avaaminen on hieman lisännyt asiakkaiden yhteydenottoja. Kirjaamissihteeri Oona Orkolan mukaan kysymyksiä on tullut laajasti eri aiheista. Asiakkaat ovat kysyneet esimerkiksi, mistä palveluun kirjaudutaan, miten palvelussa lisätään huoneistolle monta omistajaan ja kuka osakeluettelon siirron voi tehdä.

– Jonkin verran on tullut kysymyksiä sitä, miksei siirtopalvelussa näy yhtiön tietoja, jos on hallituksen jäsen. Onkin hyvä huomata, että ensisijaisesti vain isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron. Pelkkä hallituksen jäsenyys tai nimenkirjoitusoikeus kaupparekisterissä ei siis riitä.

Orkola antaa myös vinkkejä yhtiöille, jotka haluavat siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään:

– Ennen siirron aloittamista pitää tarkistaa, että yhtiöjärjestys ja osakeluettelo vastaavat toisiaan. Yhtiön tiedot kaupparekisterissä kannattaa päivittää ajan tasalle.

Osakeluettelon siirtopalveluun kirjaudutaan osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla. Palveluun on tuotu valmiiksi pohjatietoja muilta viranomaisilta, mutta tiedot on tarkistettava ja tarvittaessa korjattava yhtiöjärjestyksen mukaisiksi. Epäselvissä tilanteissa kannattaa Orkolan mukaan olla yhteydessä osakeluettelon siirron tukeen mielellään jo ennen siirron lopullista hyväksymistä, jolloin tietoja on vielä helppo korjata.

– Osakeluettelon siirrossa kannattaa olla erityisen tarkka, koska Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettyjä tietoja. Tiedot ovat taloyhtiön vastuulla ja siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään, Orkola painottaa.

Rajapinnat isännöintijärjestelmiin loppuvuonna 2020

Osakeluettelon siirtopalvelu on tarkoitettu erityisesti niille yhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Jos taloyhtiöllä on käytössä isännöintijärjestelmä, isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää osakeluettelon siirrossa.

Isännöintijärjestelmän käyttäjien kannattaa tehdä osakeluettelon siirto vasta siinä vaiheessa, kun tiedonsiirto isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välillä saadaan käyttöön vuoden 2020 lopussa.

Mikä huoneistotietojärjestelmä?

Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen järjestelmä, jonne kootaan tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista sekä niiden omistajista ja panttauksista. Uudet taloyhtiöt perustetaan suoraan sähköisesti eikä paperisia osakekirjoja paineta.

Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden siirtyminen huoneistotietojärjestelmään alkoi toukokuussa 2019. Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tehdään kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa taloyhtiö siirtää yhtiön osakeluettelon Maanmittauslaitokselle. Osakeluettelon siirron jälkeen yksittäinen osakas hakee omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjansa mitätöintiä Maanmittauslaitokselta.

Lisätietoja

Osakeluettelon siirto

Muistilista asioista, jotka taloyhtiön tulee tehdä ennen osakeluettelon siirtoa

Uusimmat uutiset ja blogit