Kiinteistö- ja huoneistokirjaamiseen liittyy olennaisena osana omaisuuden siirtyminen. Kysymys lainsäädännöllisesti on laaja, esimerkiksi kiinteistökauppoja säätelee maakaari, asunto- osakehuoneistoja mm. asuntokauppalaki, perintöjä perintökaari ja niin edelleen. Lait säätelevät tarkasti sen, miten omaisuus siirtyy uudelle omistajalle ja millainen sopimuksen määrämuoto on. Lainsäädäntöä tältä osin ei voi ohittaa sellaisella sähköisellä palvelulla, josta laissa ei ole erityisesti säädetty, sillä sopimuksesta ei tule pätevää.

On kuitenkin asiakirjoja, joita voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi yhteisöjen pöytäkirjat, joiden määrämuodosta ei ole nimenomaista määräystä laeissa. Tämän uutisen lopussa on lyhyesti lueteltu ne asiakirjat, joissa sähköinen allekirjoitus on mahdollista.

Mitä sähköiset allekirjoitukset ovat?

Sähköiset allekirjoitukset ovat luottamuspalvelutoimintoja, joita voi käyttää sähköisten asiointipalveluiden luotettavassa toteuttamisessa. Niistä säädetään Euroopan Unionin eIDAS-asetuksessa. eIDAS-asetusta alettiin soveltaa 1.7.2016. Asetuksen perusteella valvottuja luottamuspalveluita ovat sähköiset allekirjoitukset ja leimat, niihin liittyvät validointi- ja säilyttämispalvelut, sähköiset aikaleimat, sähköiset rekisteröidyt jakelupalvelut ja verkkosivustojen todentaminen.

Suomessa Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin Kyberturvallisuuskeskus valvoo luottamuspalveluita ja myöntää niille hyväksytyn statuksen. Hyväksytyt luottamuspalvelut löytyvät kansallisista luotetuista luetteloista (trusted list), jotka ovat päteviä kaikissa EU:n jäsenvaltioissa.

Hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset

Luettelo hyväksytyistä palveluntarjoajista Suomessa löytyy Traficomin sivulta. Tällä hetkellä Suomessa on vain yksi hyväksytty sähköisen allekirjoituksen väline, joka on Digi- ja väestötietoviraston organisaatiovarmenteet, kansalaisvarmenteet ja terveydenhuollon ammattivarmenteet. Käytännössä tämä tarkoittaa viranomaisten organisaatiokortteja sekä poliisin myöntämiä henkilökortteja. Kiinteistökirjaamisen asioissa edellä mainitun lisäksi ainoa hyväksyttävä allekirjoituspalvelu on edelleen Kiinteistövaihdannan palvelu, joka lasketaan viranomaispalveluksi. Kiinteistövaihdannan palvelu perustuu lakiin.

Maakaaressa ei ole muotovaatimuksia kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltakirjan osalta. Sen vuoksi myös muissa sähköisissä allekirjoituspalveluissa tehty allekirjoitus hyväksytään.

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen kirjaamishakemuksen liitteenä

Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tulee toimittaa hakemuksen liitteenä sähköisessä muodossa niin, että allekirjoituksen varmenne, eheys ja sertifikaatti voidaan jälkikäteen tarkistaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjaa ei pidä mennä tulostamaan palvelusta.

Lyhyesti

Kauppakirja ja kiinteistöä koskeva myyntivaltakirja on siis allekirjoitettava omakätisesti paperisena tai laadittava ja allekirjoitettava Kiinteistövaihdannan palvelussa.

Perinnönjakoja, osituksia ja tai muita perheeseen ja perintöihin liittyviä sopimusasiakirjoja ei voi allekirjoittaa sähköisesti. Perinnönjako, ositus tai vastaava on siis allekirjoitettava paperisessa muodossa ja toimitettava alkuperäisenä Maanmittauslaitokseen.

Sähköisesti Digi- ja väestötietoviraston varmenteella voi allekirjoittaa muita kuin kiinteistön luovutusta koskevia tai perhe- ja perintöoikeuteen liittyviä sopimuksia ja asiakirjoja. Tällaisia ovat esimerkiksi vuokrasopimukset, valtakirjat, testamentin hyväksymiset, pesäosuuden luovutukset, yhteisöjen ja viranhaltijoiden päätökset