Tjänsten för överföring av aktiebok har varit i bruk i en månad

Lantmäteriverket öppnade en tjänst för överföring av aktiebok riktad till bostadsbolagen för cirka en månad sedan i slutet av april. Under den första månaden överförde cirka 165 bolag sina aktieböcker till bostadsdatasystemet med hjälp av tjänsten.

Kuva kerrostalon ulkosivusta.
Foto: Riku Nikkilä

En av de första som överförde aktieböcker var Sirkka Heinonen från Padasjoki. Hon hörde om bostadsdatasystemet för första gången på en utbildning hos Disponentförbundet och beslöt att överföra aktieböckerna till bostadsdatasystemet direkt i april för några bolag som Paperikeidas Oy förvaltar:

– Saken har diskuterats i styrelsen redan före årsskiftet och vi beslöt att göra överföringarna direkt eftersom de ändå måste göras vid något tillfälle, berättar hon.

Den viktigaste orsaken till överföring av aktieboken var enligt Heinonen att ansvaret för att upprätthålla aktieboken övergår till Lantmäteriverket. På det sättet hålls uppgifterna aktuella med mindre besvär och arbetstid frigörs för andra uppgifter.

Med hjälp av överföringstjänsten överförde Heinonen först några små bolag med cirka sex lägenheter. Överföringstjänsten upplevde hon som lättanvänd.

– Det gick lätt att använda tjänsten men naturligtvis uppstod det några frågor, till exempel om utlänningsklausulen i bolagsordningen ska antecknas, varpå man svarade att det inte behövs.

Som hjälp vid överföringen av aktieboken utnyttjade Heinonen stödtelefonen för överföring av aktiebok samt de skriftliga anvisningarna för överföring av aktiebok som hon skrev ut åt sig själv som stöd. Anvisningarna upplevde hon som tydliga.

Stödet underlättar vid överföring av aktieboken

Lantmäteriverket har inrättat en separat stödtjänst för frågor kring överföring av aktiebok där det är möjligt att få hjälp såväl per telefon som med ett webbformulär.

Det har kommit något fler frågor efter att överföringstjänsten öppnats. Enligt inskrivningssekreteraren Oona Orkola gäller frågorna ett brett spektrum av frågor. Kunderna har till exempel frågat varifrån man loggar in i tjänsten, hur flera ägare till en lägenhet läggs till i tjänsten och vem som kan göra överföringen av aktiebok.

– Några frågor har vi fått om varför inte bolagets uppgifter syns i överföringstjänsten när man är medlem i styrelsen. Det bör observeras att i första hand är det bara disponenten och ordföranden i bostadsbolagets styrelse som direkt baserat på uppgifterna i handelsregistret kan hantera uppgifterna i aktieboken och godkänna överföringen av aktieboken. Att vara styrelseledamot eller äga rätt att teckna firma i handelsregistret räcker alltså inte.

Orkola ger också tips till bolag som vill överföra sin aktiebok till bostadsdatasystemet:

– Före överföringen inleds måste man kontrollera att bolagsordningen och aktieboken är i överensstämmelse. Bolagets uppgifter i handelsregistret bör uppdateras.

Inloggning till tjänsten för överföring av aktiebok görs på webbplatsen aktielägenhetsregistret.fi. I tjänsten finns redan färdigt grundläggande uppgifter från andra myndigheter, men uppgifterna måste kontrolleras och vid behov korrigeras till att överensstämma med bolagsordningen. I oklara situationer bör man enligt Orkola kontakta stödet för överföring av aktiebok, gärna redan innan överföringen godkänns slutgiltigt då uppgifterna ännu är lätta att korrigera.

– Man bör vara särskilt noggrann vid överföring av aktieboken, eftersom Lantmäteriverket inte kontrollerar de överförda uppgifterna. Uppgifterna är på bostadsbolagets ansvar och överförs som sådana till bostadsdatasystemet, betonar Orkola.

Gränssnitt till fastighetsförvaltningssystemen under slutet av 2020

Tjänsten för överföring av aktiebok är avsedd speciellt för de bolag som inte använder fastighetsförvaltningssystem. Om husbolaget har tillgång till ett fastighetsförvaltningssystem kan uppgifterna i systemet användas vid överföringen av aktieboken.

Användare av fastighetsförvaltningssystem bör göra överföringen av aktieboken först när dataöverföringen mellan fastighetsförvaltningssystemet och bostadsdatasystemet tas i drift mot slutet av 2020.

Vad är bostadsdatasystemet?

Bostadsdatasystemet är ett elektroniskt system som upprätthålls av Lantmäteriverket där man samlar information om husbolag, aktielägenheter samt om deras ägare och pantsättningar. Nya husbolag bildas direkt digitalt, och inga aktiebrev trycks längre på papper.

Gamla bolag som bildats före 2019 började överföras till bostadsdatasystemet i maj 2019. Överföringen av uppgifterna till bostadsdatasystemet sker i två steg. I det första steget överför husbolaget aktieboken till Lantmäteriverket. Efter att aktieboken överförts kan en enskild delägare hos Lantmäteriverket ansöka om registrering av sitt ägande och makulering av aktiebrevet på papper.

Mer information

Överföring av aktiebok

Checklista för saker som husbolaget ska göra före överföring av aktieböcker

Uusimmat uutiset ja blogit