Murroksessa: Sähköinen säilyttäminen kannattaa huomioida digitaalisia paikkatietopalveluja kehitettäessä

Artikkelin pdf-versio

Positio 4/2017 sisällysluettelo

Kirjoittajat: Ari Jaakola, Jussi Jääskeläinen, Johanna Dahl, Markku Leinonen

Kuvassa pahvisia arkistokansioita

Sähköisen säilyttämisen vaatimukset tulee huomioida jo järjestelmien ja palvelujen suunnitteluvaiheessa.

Viranomaistoiminnassa syntyy asiakirjoja, joiden säilyttämistä ohjataan erilaisten lakien, asetusten sekä ohjeiden ja suositusten kautta. Sähköisten palvelujen yleistyessä asiakirjat syntyvät ja niitä myös käsitellään yhä enemmän sähköisessä muodossa. Itse palvelutapahtuman toteutuminen vaatii yhä harvemmin sitä, että asiakirjat tulostetaan paperille ja näin myös niiden säilyttäminen voitaisiin tarvittaessa hoitaa pelkästään sähköisessä muodossa. Tästä syntyy monenlaisia hyötyjä, kuten tehokkuutta tiedonhallintaan ja tietojen hyödyntämiseen sekä tilantarpeen säästöä arkistoinnissa. Nämä kaikki merkitsevät samalla merkittäviä kustannussäästöjä.

Sähköinen säilyttäminen edellyttää, että sähköiset palvelut ja niiden toiminta rakennetaan siten, että asiakirjallisen tiedon käsittelyn laatu täyttää sille asetetut vaatimukset ja kaikki tarvittava tieto päätyy kokonaisuudessaan ja turvallisesti säilytykseen palvelun edellyttämällä tavalla. Sähköinen säilyttäminen on osa tiedonhallintaa, jonka muut osat ovat tiedonohjaus ja operatiivinen tietojärjestelmä. Paikkatiedot ovat yhä useammin kiinteä osa palvelun mahdollistavaa tietojärjestelmää tai useasta erillisestä tietojärjestelmästä muodostuvaa kokonaisuutta. Näin ollen sähköisen säilyttämiseen liittyvät näkökohdat kannattaa huomioida myös erilaisia paikkatietopalveluja kehitettäessä.

Tiedonohjaus automatisoi käsittelyvaiheita

Avain sähköiseen säilyttämiseen on palveluiden ja asiakirjahallinnon asiantuntijoiden yhdessä laatima tiedonohjaussuunnitelmakuvaus (TOS). Tiedonohjaus mahdollistaa tiedon käsittelyvaiheiden automatisoinnin sekä arkistointitiedon tuottamisen taustalla käsittelyn edetessä ilman manuaalityötä. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritetään palvelussa syntyvät asiakirjat ja tietoaineistot metatietoineen (mm. julkisuusluokka, henkilötietoluonne ja säilytysaika sekä -paikka). TOS:n metatietojen avulla huolehditaan tietoaineistojen suunnitelmallisesta muodostumisesta, hallinnasta, hävittämisestä ja säilyttämisestä. Tiedonohjaussuunnitelmaa ylläpidetään tiedonohjausjärjestelmässä (TOJ). TOS-työ on jatkumo: kun palvelun toiminta muuttuu, muutetaan tiedonohjausta vastaavasti.

Sen lisäksi, että sähköiset palvelut ovat asiakkaiden käytettävissä virastoaikojen ulkopuolella ja että asiakkaat pääsevät palveluun mistä tahansa paikasta, josta heillä on pääsy tietoverkkoon, sähköiset palvelut mahdollistavat sen, että tarvittavat tiedot ovat löydettävissä kartalta ja suodatettavissa erilaisten hakukriteerien avulla. Lisäksi palvelut ja tiedot ovat hyödynnettävissä erilaisten päätelaitteiden avulla. Koska palveluissa tarvitaan usein lähtötietona arkistoitua materiaalia – monissa tapauksissa arkistoitu tieto toimii palvelun kriittisenä lähtötietona - sähköisen säilyttämisen huomioiminen palveluja kehitettäessä on erittäin tärkeää.

Sähköinen säilyttäminen lyhentää tietopalveluiden vasteaikoja

Sähköinen säilyttäminen mahdollistaa sen, että palveluiden sähköisesti käsittelemä tieto arkistoidaan sähköisesti säilyttävän organisaation toimesta siten, että muutkin tietoa tarvitsevat organisaatiot ja asiakkaat voivat hyödyntää tätä tietoa. Tietopalveluiden vasteajat lyhenevät päivistä tunteihin ja minuutteihin, kun tietopalveluhenkilöt voivat hakea arkistojen sisältöä sähköisistä palveluista hakutoiminnoin tai palvelut ja asiakkaat voivat käyttää tietopalveluita itsepalveluina ajasta ja paikasta riippumatta.

Sähköisessä säilyttämisessä arkistointitila ei ole enää rajoite. Se mahdollistaa laajemman tiedon säilyttämisen pysyvästi ja kustannustehokkaasti. Sähköisesti säilytettyjen tietojen haku ja käyttö ovat helpompaa kuin fyysisessä arkistossa. Käytännössä digitaalisessa ympäristössä asiakirjoihin voidaan esimerkiksi liittää hanke-, lupatunnus-, kiinteistö-, osoite-, rakennus-, koordinaatti- tai muuta paikkatietoa.

Paperiarkistot järjestetään fyysisesti aina jonkin indeksin mukaan, esimerkiksi hankkeittain, rakennuksittain, lupatunnuksittain, vuosittain tai kiinteistöittäin. Tiedon etsintää varten pitää tietää asiakirjojen paikka indeksissä. Sähköisessä säilytyksessä asiakirjoilla on useita eri metatietoja, joiden mukaan niitä voidaan hakea. Hakukriteeri voi olla mikä tahansa tallennettu metatieto, kuten hankkeen suunnittelija, kuntalupatunnus, kiinteistötieto tai sijainti kartalla.

Toiminta- ja organisaatiomuutoksissa sähköisten arkistojen sisältöjen siirtäminen on huomattavasti kevyempi operaatio kuin aineiston ollessa paperiarkistoissa. Sähköisessä muodossa oleva tieto voidaan avata avoimen datan periaattein ja mahdollistaa siten uudet palvelut ja viranomaistoiminnan paremman läpinäkyvyyden.

Hyödyt ylittävät kustannukset

Helsingin kaupunki on kerännyt kokemuksia sähköisestä säilyttämisestä esimerkiksi kaupungin päätöksentekojärjestelmän ja sähköisen rakennuslupaprosessin ja -palvelun yhteydessä. Kokemukset ovat olleet hyviä, ja sähköinen säilyttäminen pyritään ulottamaan jatkossa kaikkiin mahdollisiin sähköisiin palveluihin.

Työ on mittava, mutta niistä koituvat hyödyt ylittävät työstä aiheutuvat kustannukset. Tehdystä työstä on kertynyt monenlaista oppia. Kaikkein tärkein niistä on se, että sähköisen säilyttämisen vaatimukset kannattaa huomioida jo järjestelmien ja palvelujen suunnitteluvaiheessa. Jälkikäteen tämä on paitsi hankalaa, myös kallista.

 

Ari Jaakola, tilasto- ja tietopalvelupäällikkö, Helsingin kaupunginkanslia, kaupunkitutkimus ja –tilastot

Jussi Jääskeläinen, tiedonhallintapäällikkö, Helsingin kaupunginkanslia, tiedonhallinta

Johanna Dahl, johtava asiantuntija, Helsingin kaupunginkanslia, tiedonhallinta

Markku Leinonen, yksikön päällikkö, Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala/tietopalvelu

Sähköpostit: etunimi.sukunimi@hel.fi