Hyppää pääsisältöön

Ensimmäiset askeleet huoneistotietojärjestelmään

Tietoa Maasta 3/2020

Teksti: Suvi Takala
Kuvat: Riku Nikkilä

Kiinteistöliiton vanhemman lakiasiantuntijan Virpi Hienosen mukaan iso osa taloyhtiöistä on jo hyvin perillä huoneistotietojärjestelmästä. 

Taloyhtiöille avattiin sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu huhtikuussa 2020. Tänä ja ensi vuonna osakeluettelon siirto tulee ajankohtaiseksi yhä useammalle taloyhtiölle Suomessa. Kenen kannattaa siirtää osakeluettelo tässä vaiheessa?

Kiinteistöliiton vanhempi lakiasiantuntija Virpi Hienonen suosittelee osakeluettelon siirtoa yhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää.

– Tyypillisesti nämä ovat pieniä yhtiöitä, mutta kokoa olennaisempaa on se, ettei taloyhtiöllä ole käytössään isännöintijärjestelmää.

Suurten isännöintijärjestelmien datamäärä siirretään huoneistotietojärjestelmään vasta myöhemmin, kun tekniset rajapinnat saadaan kuntoon. Arviolta tämä tapahtuu ensi vuonna.

Kiinteistöliitto on tehnyt tiivistä yhteistyötä Maanmittauslaitoksen kanssa huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton aikana. Hienosen mielestä osakeluettelon siirtopalvelu vaikuttaa helppokäyttöiseltä:

– Palvelu vaikuttaa mielestäni varsin loogiselta ja ohjeistus selkeältä.

Miksi osakeluettelo kannattaa siirtää?

Osakeluettelon siirtämisestä on suuri hyöty taloyhtiölle. Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos huolehtii tietojen ylläpidosta ja siitä, että uudet omistajat merkitään osakeluetteloon. Näin ollen hankalienkin tilanteiden ratkaiseminen jää Maanmittauslaitoksen hoidettavaksi.

Lisäksi taloyhtiö saa siirron jälkeen käyttöönsä tietopalvelut. Tietopalveluista voi olla paljon hyötyä varsinkin pienille taloyhtiöille, jotka ovat ylläpitäneet osakeluetteloa manuaalisesti. Myös uudet yhtiöt hyötyvät huoneistotietojärjestelmästä, muun muassa siksi, ettei niiden ei enää tarvitse maksaa osakekirjojen painattamisesta.

– Yksi iso hyöty huoneistotietojärjestelmästä on se, että omistajatieto on jatkossa yhdessä rekisterissä koottuna. Aiemmin tiedot ovat olleet hajallaan jokaisessa yhtiössä, Hienonen sanoo.

Edistää digitaalista asuntokauppaa

Hienosen mukaan iso osa taloyhtiöistä on jo hyvin perillä huoneistotietojärjestelmästä ja valmistautunut osakeluettelon siirtoon. Toisaalta edelleen on paljon yhtiöitä, joissa asiaan ei ole vielä perehdytty.

– Osakeluettelon siirtohan ei ole vapaaehtoista eli se on tehtävä jossakin vaiheessa joka tapauksessa, Hienonen muistuttaa.

Taloyhtiöt ovat Hienosen mukaan suhtautuneet huoneistotietojärjestelmään pääosin myönteisesti. Kysymykset ja haasteet riippuvat paljon myös tilanteista.

– Tämän vuoden koronatilanne on varmasti vauhdittanut digiloikkaa monella alalla. Paperisista osakekirjoista eroon pääseminen on välttämätöntä, jos asuntokauppaa halutaan käydä täysin sähköisesti. 

Kaupparekisterin tiedot ajan tasalle

Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiön on ilmoitettava osakkaille, että osakeluettelo on siirretty. Samalla yhtiön kannattaa kertoa osakkaille, että osakkaiden on jatkossa päivitettävä muuttuneet yhteystietonsa suoraan Maanmittauslaitokselle.

Taloyhtiö tarvitsee tietoja Maanmittauslaitokselta esimerkiksi yhtiökokouskutsujen ja vastikelaskujen lähetyksessä sekä lunastusmenettelytilanteissa. Taloyhtiö saa siirron jälkeen haettua siirtopalvelusta aina tarvitsemansa ajantasaiset osakkaiden yhteystiedot sekä tulostettua omaan käyttöönsä yhtiön osakeluettelon. Yhtiö saa jatkossa myös tiedon omistajanvaihdoksista Maanmittauslaitokselta.

– Tiedonkulun varmistaminen on todella tärkeää. Kannattaa tarkistaa, että taloyhtiöllä on kaupparekisterissä ajantasaiset tiedot hallituksesta ja isännöitsijästä. Yhtä tärkeää on muistaa myös päivittää muuttuneet tiedot välittömästi kaupparekisteriin, Hienonen neuvoo.

Myös osakkaiden täytyy toimia 

Välillä on esiintynyt väärää käsitystä siitä, että taloyhtiö hoitaisi myös osakekirjojen mitätöinnin tai että huoneistojen omistukset siirtyisivät automaattisesti sähköisiksi osakeluettelon siirron myötä. Näin ei kuitenkaan ole, vaan jokainen osakkeenomistaja hakee osakeluettelon siirron jälkeen vielä erikseen omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.

Maanmittauslaitos edellyttää, että alkuperäinen paperinen osakekirja toimitetaan hakemuksen yhteydessä mitätöitäväksi. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, myös pankki voi hakea omistuksen rekisteröintiä osakkeenomistajan valtuuttamana.

Omistuksen rekisteröintiin on aikaa 10 vuotta osakeluettelon siirrosta, mutta rekisteröinti on pakollista jo aiemmin, jos huoneisto vaihtaa omistajaa.

Sähköinen huoneistotietojärjestelmä osakehuoneistoille

Vuoden 2019 alussa Suomessa on otettu käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä, jonne kootaan tiedot osakehuoneistojen omistuksista ja panttauksista. Osakeluettelon siirto on vanhoille taloyhtiöille ensimmäinen vaihe huoneistotietojärjestelmään siirtymiseen.

Osakehuoneistolla tarkoitetaan esimerkiksi kerrostaloasuntoa tai autotallia. Osakehuoneistojen omistus ja vaihto Suomessa on aiemmin perustunut paperisiin osakekirjoihin. Huoneistotietojärjestelmän myötä paperiset osakekirjat vaihtuvat vähitellen sähköisiin omistajamerkintöihin.

Uudet taloyhtiöt perustetaan nykyään jo täysin sähköisesti, ja niiden tiedot tulevat suoraan huoneistotietojärjestelmään. Huoneistoilla on alusta asti sähköinen omistajamerkintä paperisen osakekirjan sijaan.

Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen järjestelmään alkaa osakeluettelon siirrolla, jolloin taloyhtiö ilmoittaa Maanmittauslaitokselle perustietoja yhtiöstä sekä alustavat omistajatiedot.

 

Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta 

Tarvitaanko osakeluettelon siirtoon yhtiökokouspäätös vai riittääkö hallituksen päätös?
Hallituksen päätös riittää. Siirtopalvelussa taloyhtiön on ilmoitettava päivämäärä, jolloin asiasta on päätetty hallituksessa.

Kuka voi tehdä osakeluettelon siirron?
Osakeluettelon siirtopalvelussa yhtiön osakeluettelon voi siirtää taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, isännöitsijä tai henkilö, jolle on annettu valtuutus siirron tekemiseen.

Mistä tiedän, onko taloyhtiöni jo siirtänyt osakeluettelon?
Taloyhtiö ilmoittaa osakeluettelon siirrosta osakkeenomistajille. Lisäksi tieto löytyy isännöitsijäntodistuksesta. Yksittäisen yhtiön tilannetta voi myös aina kysyä Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.

 

Takaisin sisällysluetteloon.