Huoneistotietojärjestelmä käyttöön taloyhtiöille ja isännöitsijöille

Taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden on hyvä tietää, miten huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto vaikuttaa uusien ja vanhojen yhtiöiden toimintaan. Näin ne voivat ohjeistaa myös yksittäisiä osakkeenomistajia toimimaan oikein.

Maanmittauslaitoksen ylläpitämä huoneistotietojärjestelmä on ollut käytössä reilun vuoden. Huoneistotietojärjestelmässä on tällä hetkellä yhteensä noin 1800 taloyhtiötä, joista suurin osa on uusia yhtiöitä.

Uudet – vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetut taloyhtiöt – alkavat vähitellen siirtyä isännöinnin piiriin. Uusien taloyhtiöiden tiedot ovat perustamisestaan lähtien huoneistotietojärjestelmässä ja kaikilla osakehuoneistoilla on sähköinen omistajamerkintä. Paperisia osakekirjoja ei paineta. 

Vanhat taloyhtiöt mukaan vähitellen

Vanhojen – ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden – siirtyminen huoneistotietojärjestelmään alkaa osakeluettelon siirrosta. Osakeluettelon siirtoa suositellaan erityisesti niille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössä isännöintijärjestelmää. Helpoin tapa tehdä osakeluettelon siirto on sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu. Tämä uusi siirtopalvelu avataan huhtikuun lopussa osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolle.

Tiedonsiirto isännöintijärjestelmistä huoneistotietojärjestelmään tulee käyttöön vuoden 2020 lopussa. Tiedonsiirron käyttöönotto edellyttää Maanmittauslaitoksen lisäksi toimia isännöintijärjestelmän toimittajilta ja käyttäjiltä. Tarkempi käyttöönottoaikataulu kannattaa varmistaa omalta isännöintijärjestelmän toimittajalta. 

Taloyhtiön tulee siirtää osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2022 loppuun mennessä. Siirto on taloyhtiölle maksuton, kun se tehdään määräajassa.

Kun taloyhtiö on huoneistotietojärjestelmässä, osakkeenomistaja voi hakea yksittäiselle osakehuoneistolle omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään. 

Osakeluettelon ylläpito siirtyy rekisterinpitäjälle

Kun taloyhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla. Maanmittauslaitos muun muassa selvittää saannot ja rekisteröi omistukset. Maanmittauslaitos lähettää tiedon omistuksen rekisteröinnistä myös taloyhtiölle kaupparekisterissä olevaan yhteystietoon, ensisijaisesti sähköpostiin. Taloyhtiön yhteystiedot kannattaa pitää kaupparekisterissä ajan tasalla.

Isännöitsijäntodistuksessa tulee näkyä, kuuluuko taloyhtiö huoneistotietojärjestelmään ja onko yksittäisellä huoneistolla paperinen osakekirja vai sähköinen omistajamerkintä.

Tietopalvelua huoneistotietojärjestelmästä annetaan tällä hetkellä tulosteina, joita voi tilata Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta. Taloyhtiö voi tilata tulosteen esimerkiksi silloin, kun se tarvitsee ajantasaiset tiedot osakehuoneistojen omistajista tai heidän yhteystiedoistaan. Osakeluettelon siirtopalvelun avaamisen jälkeen uudet yhtiöt ja osakeluettelonsa siirtäneet vanhat yhtiöt saavat haettua tiedot suoraan siirtopalvelusta. 
 

Takaisin sisällysluetteloon.