Osakekirjat sähköisiksi ja osoitetiedot valtakunnalliseen järjestelmään

Takaisin sisällysluetteloon

Teksti: Sari Putkonen

 

Kuulutus taloyhtiöille: Valtakunnallisten asunto-osakekirjoja ja osoitetietoja koskevien uudistuksien etenemisen turvaatte te. Teimme teille kolmen kohdan tarkistuslistan uudistusta edistävistä toimista.

Julkisten palveluiden digitalisointi etenee, kun osakehuoneistoja koskevat tiedot viedään osakehuoneistorekisteriin ja osoitteita koskevat osoitetietojärjestelmään. Molemmat järjestelmät ovat valtakunnallisia.

Uusien sähköisten järjestelmien käyttöönoton jälkeen syntyvät tiedot rekisteröidään suoraan uusiin järjestelmiin, mutta vanhojen tietojen saaminen mukaan on hieman monimutkaisempaa. Tähän työvaiheeseen ottaisimme mielellämme vastaan apua taloyhtiöiden edustajilta.

Taloyhtiöiden tarkistuslista

Taloyhtiöiden edustajat voivat auttaa oman asunto-osakeyhtiönsä tietojen ja omistajatietojen sekä osoitetietojen viemisessä uusiin valtakunnallisiin järjestelmiin toteuttamalla seuraavat kolme toimenpidettä:

1. Taloyhtiön isännöitsijän tai pienemmissä yhtiöissä taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan tulee toimittaa asunto-osakeyhtiön osakeluettelo osakehuoneistorekisteriin. Siirrot aloitetaan vuonna 2019. Tämän hetken tietojen mukaan yhtiön tiedot voi siirtää rekisteriin CSV-tiedostona isännöintijärjestelmästä tai osakehuoneistorekisterin käyttöliittymän kautta. Tarkemmat siirto-ohjeet tulevat sivustolle osakehuoneistorekisteri.fi. Osoite kannattaakin laittaa talteen omiin kirjanmerkkeihin.

2. Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämässä kaupparekisterissä tulee olla taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan ja mahdollisen isännöitsijän nimet ja henkilötunnukset. Käytännössä rekisterissä olevat edustajatiedot ovat usein osoittautuneet vanhentuneiksi. Tietojen ajantasaisuuden voi tarkistaa Virre.fi-palvelussa.
Jos kaupparekisterin tieto on vanha, muutosilmoituksen voi tehdä osoitteessa prh.fi → kaupparekisteri → asunto-osakeyhtiö.

3. Ensi vuoden aikana otetaan käyttöön myös uusi valtakunnallinen osoitetietojärjestelmä. Järjestelmään tulevat rakennuksien ja niiden sisäänkäyntien osoitetiedot sekä tiedot kulkureitistä kohteeseen.

Syksyllä 2018 paikkatietoalusta.fi-verkkosivulla julkaistaan sovellus, jonka avulla taloyhtiön edustaja voi lähettää sijaintitiedot järjestelmään. Seuraa siis myös paikkatietoalusta.fi-sivustoa.

Taloyhtiö voi luopua osakeluetteloiden ylläpidosta

Osakehuoneistorekisteriä kehitetään maa- ja metsätalousministeriön osakehuoneistorekisterihankkeessa eli ASREK-hankkeessa. Toteutusohjelman ohjelmapäällikkö Jorma Turunen Maanmittauslaitoksesta kertoo, että kun osakeluettelot ovat uudessa rekisterissä, taloyhtiöt voivat luopua osakeluettelon ylläpidosta. Taloyhtiöiden vastuulle jää vain taloyhtiön edustajan muutoksesta sekä yhtiöjärjestysmuutoksista tiedottaminen kaupparekisteriin.

Uusi rekisteri tuo turvaa myös osakkeenomistajalle. Tulevaisuudessa osakkeenomistaja voi muuntaa paperisen osakekirjan sähköiseksi merkinnäksi rekisteriin, minkä jälkeen asunto-osakkeen omistajan ei enää tarvitse pelätä osakekirjan katoamista. Jos paperia tulee ikävä, osakehuoneistorekisteristä voi tulostaa itselleen rekisteriotteen.
Kun osakekirja muutetaan sähköiseksi merkinnäksi rekisteriin, tarvitaan aina paperinen osakekirja. Muutosta ei voi tehdä pelkän osakeluettelon perusteella.

Virheettömät osoitetiedot ovat kansalaisen turva

Osoitetietojärjestelmän kehittämishanketta vetää johtava asiantuntija Paula Ahonen-Rainio Paikkatietoalusta-hankkeessa. Ahonen-Rainio painottaa, että toimivalla osoitetietojärjestelmällä turvataan monenlaisen avun pääsy perille: niin kotipalvelu, kotisairaanhoito kuin pelastustoimikin tarvitsevat arkisessa työssään virheettömiä osoitetietoja. Monista historiallisista syistä johtuen tällä hetkellä käytössä olevissa osoitetiedoissa on virheitä.

Kehitettävään järjestelmään viedään osoitetiedot myös kokonaan uusille kohteille, kuten yleisille alueille ja erityiskohteille. Yleisiä alueita ovat esimerkiksi uimarannat ja erityiskohteita vaikkapa Hangon sataman lastauslaiturit.

Osoitetalkoot edessä

Oletko joskus ollut matkalla osoitteeseen x, mutta sinua pyydetään tulemaan autolla paikalle tietä y pitkin? Uuden osoitetietojärjestelmän kehitystyössä on nostettu tavoitetasoa nykytilanteeseen verrattuna: osoitteiden lisäksi järjestelmään halutaan myös tiedot kulusta osoitteeseen ja aina oikealle porrashuoneelle saakka. Lisäksi järjestelmään tulee tieto kulkurajoituksista.

Haasteena kaiken tiedon saamisessa järjestelmään on tiedonkeruu. Tässä taloyhtiöt ja mahdollisesti Martat, kyläyhdistykset ja muut hyvän paikallistuntemuksen omaavat toimijat voivat antaa viranomaisille korvaamatonta apua toimittamalla osoite- ja sijaintitiedot järjestelmään.

Miten tämä tapahtuu? Tämän vuoden syksyllä julkaistaan tietojen siirtoon suunniteltu verkkosovellus. Sovelluksen käyttö laajenee valtakunnalliseksi vaiheittain.

Hyvä taloyhtiön edustaja, tule mukaan talkoisiin, saatetaan tiedot ajan tasalle yhdessä!