Painetuista osakekirjoista sähköiseen huoneistotietojärjestelmään

Teksti: Suvi Takala

Vuoden 2019 alusta Suomessa otettiin käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä, jonne kootaan jatkossa tiedot osakehuoneistojen omistuksista ja panttauksista.

Susanna Paakkola.
Maa- ja metsätalousministeriön lainsäädäntöneuvos Susanna Paakkola kertoo, että henkilö- ja omistustiedoista pidetään huoneistotietojärjestelmässä hyvää huolta. Kuva: Riku Nikkilä.

 

Osakehuoneistolla tarkoitetaan esimerkiksi kerrostaloasuntoa tai autotallia. Osakehuoneistojen omistus ja vaihto on aiemmin perustunut paperisiin osakekirjoihin, joita säilytetään yleensä pankissa, tallelokerossa tai kotona. Tästä eteenpäin asiaan on tulossa muutos, kun tietoja aletaan vähitellen siirtää sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Siirron jälkeen osakehuoneiston omistusoikeuden osoittaa merkintä rekisterissä, ja myös riski paperisen osakekirjan tuhoutumisesta tai häviämisestä poistuu.

Huoneistotietojärjestelmä helpottaa kymmenientuhansien henkilöiden työtä taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistövälityksessä, rahoituslaitoksissa sekä julkishallinnossa. Kansalaisen tiedonsaantimahdollisuudet paranevat, kun tiedot löytyvät viranomaisen ylläpitämästä rekisteristä.

Uudet taloyhtiöt ensimmäisenä huoneistotietojärjestelmään

Ensimmäisenä, tämän vuoden alusta, huoneistotietojärjestelmään siirtyvät uudet, 1.1.2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt sekä keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt. Ne perustetaan Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa, josta tiedot yhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista siirtyvät suoraan huoneistotietojärjestelmään.

Uusi yhtiö on perustamisesta lähtien huoneistotietojärjestelmässä. Yhtiön osakehuoneistoille ei paineta osakekirjoja, vaan tiedot yhtiön osakehuoneistoista, niiden omistajista ja panttauksista ovat huoneistotietojärjestelmässä. Yhtiön osakeluettelon saa huoneistotietojärjestelmästä.

Kun uuden yhtiön osakehuoneisto vaihtaa omistajaa tai pantataan, muutokset rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään uuden omistajan tai pantinhaltijan hakemuksesta.

Taloyhtiöt toimivat ensin

Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään alkaa vaiheittain. Tärkeintä huoneistotietojärjestelmään siirtymisessä on hahmottaa siirron kaksivaiheisuus: taloyhtiön on siirrettävä koko yhtiön osakeluettelo järjestelmään ensin. Vasta tämän jälkeen yhtiön huoneistoille voidaan hakea omistuksen ja panttauksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.

Taloyhtiöiden osakeluettelon siirto alkaa 1.5.2019. Taloyhtiö ilmoittaa osakkaille, kun yhtiön osakeluettelo on siirretty. Yhtiöiden tulee tehdä siirto vuoden 2022 loppuun mennessä.

10 vuotta aikaa rekisteröidä omistus

Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon, osakkeenomistaja voi hakea oman omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Kiirehtiä ei kuitenkaan tarvitse, sillä osakeluettelon siirron jälkeen osakkeenomistajalla on 10 vuotta aikaa rekisteröidä omistuksensa. Omistuksen rekisteröinti kannattaa silti tehdä mahdollisimman pian, jolloin ei tarvitse huolehtia osakekirjan säilyttämisestä ja omistukset näkyvät ajantasaisena huoneistotietojärjestelmässä. Omistuksen rekisteröinti maksaa 58 €, mutta tämän jälkeen ylläpitokuluja ei ole.

Omistuksen rekisteröinti on pakollista silloin, kun osakehuoneisto vaihtaa ensimmäisen kerran omistajaa. Tällöin uusi omistaja hakee rekisteröintiä.

Paperinen osakekirja toimitetaan Maanmittauslaitokseen

Omistuksen rekisteröinnin yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään. Kun omistus on siirretty järjestelmään, Maanmittauslaitos hävittää mitätöidyn osakekirjan turvallisesti.

Jos kuitenkin haluat mitätöidyn osakekirjasi itsellesi takaisin, onnistuu sekin: mitätöity osakekirja voidaan palauttaa osakkeenomistajalle 10 euron lisähintaan.

Tietojen julkisuus puhututtaa

Osakkeenomistajaa kiinnostaa huoneistotietojärjestelmän käyttöönotossa ainakin se, mitä tietoja hänestä rekisteriin tallennetaan. Maa- ja metsätalousministeriön lainsäädäntöneuvos Susanna Paakkola kertoo, että huoneistotietojärjestelmään tallennetaan osakkeenomistusta ja panttausta koskevia tietoja.

– Suomen kansalaisesta tallennetaan henkilön nimi ja henkilötunnus. Rekisteriin tallennetaan henkilön omistamat osakeryhmät, omistusosuus ja tiedot mahdollisesta osakkeen panttauksesta. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä tieto eräistä rajoituksista, kuten lesken hallintaoikeudesta. Henkilön kannattaa myös ilmoittaa taloyhtiötä varten tallennettavaksi sähköpostiosoitteensa tai muu sellainen yhteystieto, jota toivoo käytettäväksi yhtiökokouskutsun toimittamiseen, Paakkola sanoo.

Henkilötunnuksia ei merkitä tulosteisiin

Vaikka huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, julkisuus ei ole sama asia kuin tietojen rajaton saatavuus. Paakkolan mukaan julkisten tietojen saatavuutta ei saa kuitenkaan perusteettomasti rajoittaa. Osakkeiden omistus- ja panttaustiedot tai muut huoneistotietojärjestelmän henkilötiedot eivät tule kaikkien saataville internettiin tai viranomaisen asiointipalveluun. Sähköisestä asiointipalvelusta näkee vain omat omistukset ja tulevaisuudessa oman taloyhtiön osakeluettelon.

– Osakkeiden omistuksesta saa tietoa erityisesti tutustumalla osakeluetteloon Maanmittauslaitoksen palvelupisteessä tai tilaamalla osakeluettelosta tai osakehuoneistosta tulosteen Maanmittauslaitoksesta, Paakkola kertoo.

Tulosteet sisältävät henkilörekisteritietoja, joten niiden luovuttaminen vaatii hyväksytyn käyttötarkoituksen. Henkilötunnuksen luovuttaminen edellyttää erityisesti lakiin perustuvaa käyttötarkoitusta. Tämän takia tulosteille ei yleensä merkitä henkilötunnusta.

Turvakielto huomioitu

Turvakiellossa olevan henkilön tietojen käsittelyä ja luovuttamista suojataan vielä tarkemmin.

– Turvakiellon kohteena olevan henkilön henkilötietoja ei merkitä osakeluetteloon eikä salassa pidettäviä yhteystietoja anneta tietopalvelusta missään muodossa, jollei tietojen pyytäjällä ole lain mukaan oikeus saada myös näitä tietoja, Paakkola kertoo.

Tietopalvelussa huolehditaan siitä, että esimerkiksi turvakiellon tarkoitus toteutuu, eikä tällaisia tietoja päädy vääriin käsiin.

 

Takaisin sisällysluetteloon