Näyttelyosaston varausehdot

Tapahtuma

GIS EXPO -PAIKKATIETOMARKKINAT 2019

Tapahtuman ajankohta: 18. - 19.11.2019

Tapahtuman järjestäjä

Maanmittauslaitos

Näyttelytilanvaraus

Näyttelytilan sitova varaus tehdään järjestäjän sähköisellä varauslomakkeella Paikkatietomarkkinoiden verkkosivuilla www.paikkatietomarkkinat.fi.

Varauksia on mahdollista tehdä tiistaina 14.5.2019 klo 10.00 alkaen. Varauslomakkeella on esitettävä sekä ensisijainen että vaihtoehtoinen alue.

Järjestäjä vahvistaa 13.6.2019 mennessä tehdyt näyttelyvaraukset viimeistään 30.6.2019.

Järjestäjän kirjallisesti vahvistama varaus on molempia osapuolia sitova.

Jos samaan tilaan tulee viimeistään 13.6.2019 useampia varauksia, paikat täytetään varausjärjestyksessä. Varaus menee kuitenkin ensisijaisesti ensimmäiselle koko tilan varaajalle. Mikäli näytteilleasettaja on varauslomakkeessa pyytänyt pienempää tai suurempaa näyttelytilaa kuin mikä on pohjakartassa olevan osaston koko, on tällaisen näytteilleasettajan varaus toissijainen suhteessa koko tilan varaajaan, vaikka koko tilan varaaja on varannut koko tilan myöhemmin.

Valmiiksi rakennetut paikat täytetään varausjärjestyksessä.

Järjestäjällä on oikeus muuttaa näyttelytilan kokoa, muotoa tai sijaintia.

Mikäli varattuun näyttelytilaan tulee näytteilleasettajan lisäksi muita organisaatioita, näytteilleasettajan tulee ilmoittaa siitä järjestäjälle organisaatioiden sisällyttämiseksi Paikkatietomarkkinoiden näytteilleasettajaluetteloon viimeistään 2.9.2019. Näytteilleasettaja vastaa ilmoittamiensa muiden organisaatioiden toimista kuin omastaan.

Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän kirjallista lupaa luovuttaa/vuokrata edelleen näyttelytilaansa.

Hinnat ja maksuehdot

Näyttelytilan hinnat on ilmoitettu tilauslomakkeessa. Hintoihin lisätään arvonlisävero 24 %.

Järjestäjä laskuttaa näyttelytilan vuokran syyskuun alussa. Näyttelytilan vuokra laskutetaan yhdessä erässä.

Näyttelytilaan liittyvät tilaukset, kuten sähkö ja mahdolliset kalustevuokrat, tehdään erikseen Messukeskuksen kanssa. Nämä tilaukset eivät kuulu näyttelytilan vuokraan. Messukeskus laskuttaa näistä suoraan näytteilleasettajaa.

Mikäli näytteilleasettaja on varannut valmisosaston, hinta sisältää tilavuokran ja osaston. Pelkän lattiatilan paikanvuokraan ei kuulu seinä- tai muita rakenteita eikä sähköä. Näyttelytilaan liittyvät tilaukset, kuten sähkö, tehdään Messukeskuksen kautta.

Valmiiksi rakennetut osastot sisältävät:

  • 4 m2 -osaston hintaan sisältyy: infotiski logolla, sähkö ja baarituoli. Tilassa on valmiina matto.
  • 6 m2 -osaston hintaan sisältyy: seinäelementit, logo takaseinässä, valaisimet, sähkö, baaripöytä ja matto. Tilassa on betonilattia
  • 9 m2 -osaston hintaan sisältyy: seinäelementit, logo takaseinässä, valaisimet, sähkö ja baaripöytä. Tilassa on valmiina matto.

Näyttelytilassa on käytettävissä Messukeskuksen langaton verkko. Pienin myytävä näyttelytila on 4 m2.

Varaajan tulee ilmoittaa laskutusosoite varauksen yhteydessä.

Maksuehto 30 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen.

Peruutus ja sopimuksen purkaminen

Näytteilleasettaja voi peruuttaa tilavarauksensa veloituksetta 12.7.2019 mennessä. Peruutus tehdään osoitteeseen paikkatietomarkkinat@maanmittauslaitos.fi .

Mikäli tilavaraus peruutetaan 13.7. - 31.8.2019, näytteilleasettaja on velvollinen maksamaan 50 % vuokrasta.

Mikäli tilavaraus peruutetaan 1.9.2019 tai myöhemmin, näytteilleasettaja on velvollinen suorittamaan kokonaan varaamansa näyttelytilan vuokran. Tilavarauksen peruuntuessa näytteilleasettajasta johtuvasta syystä näyttelytilan käyttöoikeus palautuu järjestäjälle.

Tilan käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, jos paikkavuokraa ei ole suoritettu eräpäivään mennessä.  Sopimuksen näin tai muulla tavoin purkautuessa näytteilleasettajan syystä, näytteilleasettaja suorittaa jo erääntyneet maksut, jotka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jäävät järjestäjälle.

Näytteille asettaminen ja osastojen purkaminen

Näytteilleasettajat vastaavat itse näyttelyosastojensa rakentamisesta, somistamisesta, purkamisesta, siivouksesta ja kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustannuk­sista. Rakentamisessa tulee ottaa huomioon, että toiminta pysyy oman näyttelyosaston sisäpuolella.

Valmiiden näyttelyosastojen rakentamisesta ja purkamisesta vastaa Messukeskus.

Järjestäjällä on oikeus tarkastaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista ja somistamista koskevat suunnitelmat.

Näytteilleasettajan tulee sopia erikoisrakenteista esim. yli 250 cm korkeat rakenteet ja somisteet sekä painavien (yli 1000 kg) näyttelyesineiden sijoittamisesta järjestäjän ja Messukeskuksen kanssa. Erikoisrakenteiden käyttäminen saattaa aiheuttaa näytteilleasettajalle lisäkustannuksia.

Järjestäjällä on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, jotka ovat vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle.

Messukeskus lähettää näytteilleasettajalle lisätietoa näyttelyrakenteiden ym. tilauksista elokuun loppuun mennessä.

Näyttelyosastojen purkamisen aloittamisessa on huomioitava se, että näyttelyn yleisilmeeseen ja hyvään henkeen kuuluu, että näyttelyalue on kaikille näyttelyvieraille nähtävissä ja koettavissa siihen asti, kun Paikkatietomarkkinat ovat avoinna ja kävijöillä on mahdollisuus tutustua osastoihin.

Näytteilleasettajan tulee tyhjentää näyttelytila omista tavaroistaan ja kalusteistaan vuokra-ajan päättymiseen 19.11.2019 klo 18:00 mennessä.

Näytteilleasettajan vastuu ja vakuuttaminen

Järjestäjä kustantaa näyttelyalueen palosuojelun, sisätilojen lukitsemisen ja hoitaa näyttelyn yleisen vartioinnin.

Näytteilleasettaja on koko tapahtuman ajan (sisältäen tapahtuman rakentamiseen ja purkamiseen varatun ajan) vastuussa oman näyttelyosastonsa rakenteista, tilaan tuoduista tavaroista, kalusteista ja laitteista sekä niiden mahdollisesti kiinteistölle ja kolmannelle osapuolelle aiheuttamista vahingoista. Edellä mainitusta syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomistaan vastuu-, vahinko- ym. vakuutuksista.

Mikäli näytteilleasettaja aiheuttaa vuokraamansa näyttelytilaan tai näissä tiloissa oleville välineille tai asennuksille vahinkoa tai sellaisia muutoksia, joiden ennalleen saattaminen aiheuttaa kustannuksia järjestäjälle, tulee näytteilleasettajan korvata tämä vahinko ja kustannukset riippumatta siitä onko vahingon tai kustannusten syynä ollut vuokralaisen tahallinen tai huolimaton toiminta.

Näytteilleasettaja on vastuussa vuokraamansa tilan tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta siihen kuntoon, jossa ne olivat ennen vuokra-ajan alkamista. Muussa tapauksessa vuokralaisen tulee korvata järjestäjälle vuokrattujen tilojen tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta aiheutuvat kustannukset.

Näyttelyesineet ja henkilökohtaiset tavarat ovat näytteilleasettajien omalla vastuulla. Jos näyttelytilassanne on helposti mukaan lähtevää irtotavaraa, älkää jättäkö sitä ilman valvontaa osastolle. Näyttelyn sulkeuduttua ottakaa arvotavarat mukaanne tai sulkekaa ne lukittuihin kaappeihin.

Asiakaskutsukortit

Näytteilleasettaja voi tilata veloituksetta yleisiä asiakaskutsukortteja varatun näyttelytilan koon mukaan enintään 20 kpl ostettua näyttelyneliömetriä kohti.

Kutsukortista tehdään myös sähköinen versio, joka toimitetaan näytteilleasettajille pdf-tiedostona. Sähköiseen kutsukorttiin tulee mm. yrityksen nimi. Lisäksi näytteilleasettaja saa käyttöönsä markkinointimateriaalia Paikkatietomarkkinoista omaan käyttöönsä.

Tietoiskut

Näytteilleasettajalle varataan mahdollisuus yhteen tietoiskuun. Tietoiskuaikoja on rajoitetusti. Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden aikataulu- ja paikkamuutoksiin.

Yleistä

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden näyttelyn peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, jos näyttelyä ei voida järjestää edellä mainittuna aikana.

Seloste rekisteröidyn henkilötietojen käsittelystä

Maanmittauslaitos noudattaa henkilötietojen käsittelyssä verkkosivuillaan olevaa tietosuojaselostetta: Maanmittauslaitoksen tilaisuuksiin osallistujien henkilötiedot.

Maanmittauslaitos toimittaa luettelon näytteilleasettajista täydellisin yhteystiedoin, sisältäen myös sähköpostiosoitteet ja y-tunnukset, Messukeskukselle.

Näyttelytilan varauslomake

Näyttelytilan voit varata täältä.