Ei kenties ihan yhtä arvostettu rooli, kun edellinen, mutta haastava ja mielenkiintoinen on tämäkin. Palavereissa olen ehkä ”pari kertaa” aiheuttanut hämmennystä vaikkapa vaan mainitsemalla, että isännöinnissä ja asunto-osakeyhtiömaailmassa mikään ei ole niin yksiselitteistä, ettei sitä joku voisi kuitenkin tehdä hieman toisin.
Kertoilen nyt tässä joitakin ajatuksia huoneistotietojärjestelmästä käyttäen apuna isännöintiperspektiiviä.
Muutama kokousaikaan liittyvä ajankohtainen nosto
Isännöitsijä on alan ammattilainen, jonka tietoon, taitoon, osaamiseen ja ongelmanratkaisuun kokousväki luottaa. Lähes kaikki yhtiökokoukseen liittyvät asiat ovat edelleen ennallaan. Muuttunut on lähinnä se taho, joka osake- ja osoitetietoja ylläpitää. Virallinen tieto osakkaista ja heidän osoitteistaan löytyy nykyään Maanmittauslaitoksen rekisteristä. Siellä oleva päivän tieto ratkaisee.
Isännöintiohjelmistojen edustajat ovat olleet mukana kehityshankkeessa. Ohjelmistot ja niiden apu kokousvalmisteluihin siis pääpiirteissään toimii kuten aiempinakin vuosina. Toki joitakin muutoksiakin on tullut ja niistä ohjelmistotoimittajat ovat varmaan myös tiedottaneet.
Läheskään kaikilla isännöitsijöillä ei erillistä järjestelmää ole ja muutenkin muistutuksena, että osakeluettelo, osakeryhmätunnukset ja osakkeenomistajien yhteystiedot löytyvät siirtopalvelusta. Osakkaan tarvitsemia maksullisia tulosteita ja erittäin paljon muutakin hyödyllistä tietoa, varsinkin osakkeenomistajille, löytyy maanmittauslaitoksen sivuilta.
Asunto-osakeyhtiölaki ja laki huoneistotietojärjestelmästä määrittää kenelle yhtiökokouskutsu lähtee, kuka saa osallistua kokoukseen ja varsinkin sen kuka voi kokouksessa äänestää. Kokouksen kulkuun liittyen on kuitenkin järjen käyttö sallittua ja monesti jopa suotavaa. Muistakaa myös, että valtakirjalla on väliä, varsinkin kaupan ja kuolinpesän kohdalla.
Huoneistotietojärjestelmää on kehitetty ja edelleen kehitetään yhteistyössä niin Kiinteistöliiton kuin Isännöintiliitonkin kanssa. Liittojen kautta saa laajasti tietoa myös huoneistotietojärjestelmästä, kuten muistakin yhtiökokoukseen liittyvistä asioista.
Osakekirjojen sähköistämisessä ja rekisteröinnissä on tällä hetkellä valitettavan pitkä viive. Viiveet kuitenkin koskevat yksittäisiä osakeryhmiä ja niiden aiheuttamat, kuten muutkin kokouksissa eteen tulevat yllättävät asiat, on syytä käsitellä aina tapaus kerrallaan. Asiat saadaan sitten ajallaan toimimaan kuten pitäisi.
Vähän taustaa huoneistotietojärjestelmästä
Huoneistotietojärjestelmähän perustuu lakiin (Laki huoneistotietojärjestelmästä 28.12.2018/1328), jonka toteutusvastuu on annettu Maanmittauslaitokselle. Toteutus on kaksi-, tai jossain mielessä jopa kolmivaiheinen. Sen ensimmäinen vaihe päättyi vuoteen 2023. Isännöitsijöiden huiman loppukirin ansiosta suurin osa (yli 92 %) reilusta 87 000 taloyhtiöistä ja noin 1,8 miljoonasta osakeryhmästä saatiin lain asettamaan määräajan puitteissa siirrettyä huoneisto- ja osaketietojen osalta sähköiseen rekisteriin.
Ensimmäisen vaiheen ”jatko-osa”, eli osakekirjojen sähköistäminen, tapahtuukin sitten osakeryhmä kerrallaan seuraavien 10 vuoden aikana. Mitään hoppuahan asian hoitamisella ei olisi, mutta taitaa varsinkin iäkkäämmillä ihmisillä olla tapana tehdä asiat saman tien alta pois, ettei vaan pääse unohtumaan. Ja luultavasti suurin osa lopuista sitten tarttuukin toimeen vasta kun on ihan pakko, joko omistajan vaihtuessa, tai vasta noin 10 vuoden päästä takarajan umpeutuessa.
Nyt kuitenkin on käytännössä ensimmäinen kevät, jolloin päästään testaamaan huoneistotietojärjestelmän toimivuutta myös yhtiökokouskaudella. Ja toimiihan se. Se kun ei merkittävästi poikkea lukemattomista muista ennen sitä taloyhtiön hallinnointiin käytetystä järjestelmistä. Osakkaiden tietoja on ylläpidetty jo vuosikymmeniä. Aluksi kynällä kirjoittaen ja sittemmin pinoamalla vino pino bittejä tuottamaan näyttöruudulle tekstiä ja vähän muutakin. Väitän, että jokaisessa tavassa ja järjestelmässä on ollut omat hyvät ja huonot puolensa, joita on sitten pikkuhiljaa koitettu korjailla. Monesti ongelmien taustalla on ollut ihminen, joka on kiireessä kirjannut väärin, epähuomiossa jättänyt jotain kirjaamatta, tai ei kenties ole jotain tietoa koskaan edes saanut kirjattavaksi. Eikä tämäkään järjestelmä poikkea aiemmista. Haasteita on havaittu ja asioihin pyritään reagoimaan mahdollisuuksien ja resurssien puitteissa.
Se mikä ”suurelle yleisölle” saattaa olla vielä hivenen hämärän peitossa, on se, että huoneistotietojärjestelmä ei ole vielä melkeinkään valmis. Siirron jatkona tulevan toisenkin vaiheen valmistelu on jo erittäin pitkällä. Jatkossa on tarkoitus koostaa rekisteriin hallinnollisten tietojen kaveriksi taloyhtiöiden ja osakkaiden remontti- sekä lainatietoja. Korjauksista ensin syötetään kenties vähäisemmin tiedoin takavuosien toteutuneet ja jatkossa sitten uudet remontit paljonkin tarkemmin. Oikeastaan täysin uutena asiana tulee lainojen laajempi ilmoittaminen ja seuraaminen, liittyen omalta osaltaan 1.4.2024 käyttöön tulleeseen positiiviseen luottotietorekisteriin. Kerättyjä tietoja hyödyntäen päästään toivottavasti laajemmalla tasolla pureutumaan niin taloyhtiöiden korjausvelkaan kuin taloyhtiöiden ja osakkaiden velkakuormaankin.
Kun tämä jälkimmäinenkin projekti on sitten reilun parin vuoden päästä saatu maaliin, onkin sitten tehty, ei talotekniikkaremontti, vaan erittäinkin laaja taloyhtiötekniikkaremontti. Lähes kaikkien taloyhtiöiden tiedot on siten saatu talteen ja helposti hyödynnettäviksi vakioidussa, rakenteisessa muodossa. On luotu sähköinen tietopohja, jolta ponnistaa ties millaisiin palveluihin.
Vielä haluan todeta, että onhan tämä huoneistotietojärjestelmä teettänyt ”ihan hemmetisti” työtä monellakin eri taholla. Ja teettää edelleen. Kuten niin monessa isossa asiassa, on tästäkin näkynyt suurelle yleisölle vain jäävuoren huippu. Hyödyt, varsinkin isännöitsijöille, tulevat näkyviin vasta viiveellä. Toivotankin tsemppiä kevääseen niin jaksamisensa äärirajoilla työskenteleville isännöitsijöille, kuin tietenkin myös kaikille muille tänne asti lukeneille.
Jarmo Pekkarinen
Kirjoittaja on Maanmittauslaitoksen asiantuntija.