Tällä sivulla on lueteltu tyypillisimmät kiinteistöjen ja huoneistojen kirjaamishakemusten (omistuksen, vuokraoikeuden tai erityisen oikeuden rekisteröinti, kiinnitys ja panttaus) asiakirjat ja kerrottu, milloin niissä voi käyttää sähköistä allekirjoitusta ja mitä sähköistä allekirjoituspalvelua voi käyttää asiakirjan allekirjoittamiseen.
Hyväksyttävät sähköiset allekirjoitukset
Kirjaamishakemuksissa voi sähköiseen allekirjoittamiseen käyttää ainoastaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) vahvistamia allekirjoitusvarmenteita eli henkilökorttia tai viranomaisten organisaatiokortteja. Niiden lisäksi hyväksytään Kiinteistövaihdannan palvelussa tehdyt allekirjoitukset. Hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten lista on lyhyt, koska Maanmittauslaitos hyväksyy vain Kyberturvallisuuskeskuksen hyväksymät allekirjoitustavat.
Kaikkia kirjaamishakemuksiin liittyviä asiakirjoja ei voi allekirjoittaa sähköisesti, koska niihin liittyy laissa määrättyjä muotovaatimuksia. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi testamentit ja perinnönjaot.
Toisaalta on asiakirjoja, joiden muotovaatimukset eivät ole yhtä tiukkoja. Kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltuutus voi olla vaikka suullinen. Siksi ostovaltakirjoissa hyväksytään DVV:n vahvistamien varmenteiden ja Kiinteistövaihdannan palvelussa tehtyjen allekirjoitusten lisäksi myös muut sähköiset allekirjoitukset.
Hakemukset
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kiinnitys | Kiinteistövaihdannan palvelu tai DVV:n varmenne |
| lainhuuto, erityinen oikeus | ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy |
| huoneiston omistus, panttaus ja rajoitus | ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy |
Saantokirjat
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kiinteistön luovutus | Kiinteistövaihdannan palvelu |
| perinnönjako, ositus, erottelu, testamentti | ei mahdollista allekirjoittaa sähköisesti |
| vuokrasopimus, vuokraoikeuden siirto | Kiinteistövaihdannan palvelu tai DVV:n varmenne |
| osakehuoneiston luovutuskirja suostumuksena | DVV:n varmenne |
Valtakirjat
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kiinteistön luovutusvaltakirja | Kiinteistövaihdannan palvelu (voi käyttää vain KVP-luovutuksissa) |
| kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltakirja | mikä tahansa käy |
| muu valtakirja | DVV:n varmenne |
Muut joissa allekirjoitusvaatimus (esim.)
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| hallinnanjakosopimus | DVV:n varmenne |
| testamentin hyväksyntä | DVV:n varmenne |
| kuolinpesän pesäosuuden luovutus | DVV:n varmenne |
|
erillinen suostumus osakehuoneiston omistuksen, panttauksen tai rajoituksen kirjaamiseen |
DVV:n varmenne |
| perukirja | mikä tahansa käy |
Muut joissa ei allekirjoitusvaatimusta (esim.)
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kunnan tai muun viranomaisen päätös | mikä tahansa käy |
| muun yhteisön päätös | mikä tahansa käy |
Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen
Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tulee toimittaa sähköisessä muodossa, jotta allekirjoituksen varmenne, eheys ja sertifikaatti voidaan jälkikäteen tarkistaa. Ethän siis tulosta asiakirjaa, vaan toimita se Asiointipalvelun kautta jätettävän hakemuksen liitteenä tai sähköpostitse.