Tällä sivulla on lueteltu tyypillisimmät kiinteistöjen ja huoneistojen kirjaamishakemusten (omistuksen, vuokraoikeuden tai erityisen oikeuden rekisteröinti, kiinnitys ja panttaus) asiakirjat ja kerrottu, milloin niissä voi käyttää sähköistä allekirjoitusta ja mitä sähköistä allekirjoituspalvelua voi käyttää asiakirjan allekirjoittamiseen.
Hyväksyttävät sähköiset allekirjoitukset
Kirjaamishakemuksissa voi sähköiseen allekirjoittamiseen käyttää alla olevassa taulukossa yksilöidyissä tilanteissa:
- Digi- ja väestötietoviraston (DVV) vahvistamia allekirjoitusvarmenteita eli henkilökorttia tai viranomaisten organisaatiokorttia
- Muiden EU maiden hyväksymiä eIDAS- asetuksen mukaisia korkeimman tason hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES)
- Kiinteistövaihdannan palvelussa (KVP) tehtyjä allekirjoituksia
Kaikkia kirjaamishakemuksiin liittyviä asiakirjoja ei voi allekirjoittaa sähköisesti, koska niihin liittyy laissa määrättyjä muotovaatimuksia. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi testamentit ja perinnönjaot.
Toisaalta on asiakirjoja, joiden muotovaatimukset eivät ole yhtä tiukkoja. Kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltuutus voi olla vaikka suullinen. Siksi ostovaltakirjoissa hyväksytäänkin myös muut sähköiset allekirjoitukset.
Lisätietoa eIDAS-asetuksen mukaisista eritasoisista sähköisistä allekirjoituksista Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta. Kaikki eIDAS-asetuksen kriteerit täyttävät allekirjoituspalvelut löytyvät EU- komission ylläpitämältä verkkosivustolta (englanniksi).
Hakemukset
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kiinnitys | Kiinteistövaihdannan palvelu, DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| lainhuuto, erityinen oikeus | ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy |
| huoneiston omistus, panttaus ja rajoitus | ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy |
Saantokirjat
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kiinteistön luovutus | Kiinteistövaihdannan palvelu |
| perinnönjako, ositus, erottelu, testamentti | ei mahdollista allekirjoittaa sähköisesti |
| vuokrasopimus, vuokraoikeuden siirto | Kiinteistövaihdannan palvelu, DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| osakehuoneiston luovutuskirja suostumuksena | DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
Valtakirjat
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kiinteistön luovutusvaltakirja | Kiinteistövaihdannan palvelu (voi käyttää vain KVP-luovutuksissa) |
| kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltakirja | mikä tahansa käy |
| muu valtakirja | mikä tahansa käy |
Muut joissa allekirjoitusvaatimus (esim.)
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| erityisen oikeuden perustamis - ja siirtoasiakirjat (hallinnanjakosopimus, maanvuokrasopimus, käyttöoikeussopimus, rajoitetut käyttöoikeudet ym.) | DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| testamentin tiedoksianto ja hyväksyntä | DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| perinnöstä/testamentista luopuminen | DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| kuolinpesän pesäosuuden luovutus | DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
|
erillinen suostumus osakehuoneiston omistuksen, panttauksen tai rajoituksen kirjaamiseen |
DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus |
| perukirja | mikä tahansa käy |
Muut joissa ei allekirjoitusvaatimusta (esim.)
| Asiakirja | Allekirjoitustapa |
|---|---|
| kunnan tai muun viranomaisen päätös | mikä tahansa käy |
| muun yhteisön päätös | mikä tahansa käy |
Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen
Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tulee toimittaa sähköisessä muodossa, jotta allekirjoituksen varmenne, eheys ja sertifikaatti voidaan jälkikäteen tarkistaa.
Voit myös tarkistaa itse sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan allekirjoituksen tason DVV:n ylläpitämässä tarkastuspalvelussa.
Maanmittauslaitos voi tarvittaessa pyytää toimittamaan sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan uudelleen allekirjoituksen eheyden varmistamiseksi.