Hyppää pääsisältöön

Sähköiset allekirjoitukset – milloin niitä voi käyttää?

Tällä sivulla on lueteltu tyypillisimmät kiinteistöjen ja huoneistojen kirjaamishakemusten (omistuksen, vuokraoikeuden tai erityisen oikeuden rekisteröinti, kiinnitys ja panttaus) asiakirjat ja kerrottu, milloin niissä voi käyttää sähköistä allekirjoitusta ja mitä sähköistä allekirjoituspalvelua voi käyttää asiakirjan allekirjoittamiseen.

Hyväksyttävät sähköiset allekirjoitukset

Kirjaamishakemuksissa voi sähköiseen allekirjoittamiseen käyttää alla olevassa taulukossa yksilöidyissä tilanteissa: 

  • Digi- ja väestötietoviraston (DVV) vahvistamia allekirjoitusvarmenteita eli henkilökorttia tai viranomaisten organisaatiokorttia
  • Muiden EU maiden hyväksymiä eIDAS- asetuksen mukaisia korkeimman tason hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia (QES)
  • Kiinteistövaihdannan palvelussa (KVP) tehtyjä allekirjoituksia

Kaikkia kirjaamishakemuksiin liittyviä asiakirjoja ei voi allekirjoittaa sähköisesti, koska niihin liittyy laissa määrättyjä muotovaatimuksia. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi testamentit ja perinnönjaot.

Toisaalta on asiakirjoja, joiden muotovaatimukset eivät ole yhtä tiukkoja. Kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltuutus voi olla vaikka suullinen. Siksi ostovaltakirjoissa hyväksytäänkin myös muut sähköiset allekirjoitukset.

Lisätietoa eIDAS-asetuksen mukaisista eritasoisista sähköisistä allekirjoituksista Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta. Kaikki eIDAS-asetuksen kriteerit täyttävät allekirjoituspalvelut löytyvät EU- komission ylläpitämältä verkkosivustolta (englanniksi).

 

Hakemukset

Asiakirja Allekirjoitustapa
kiinnitys Kiinteistövaihdannan palvelu, DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus
lainhuuto, erityinen oikeus ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy
huoneiston omistus, panttaus ja rajoitus ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy

Saantokirjat

Asiakirja Allekirjoitustapa
kiinteistön luovutus Kiinteistövaihdannan palvelu 
perinnönjako, ositus, erottelu, testamentti ei mahdollista allekirjoittaa sähköisesti
vuokrasopimus, vuokraoikeuden siirto Kiinteistövaihdannan palvelu, DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus
osakehuoneiston luovutuskirja suostumuksena DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus

Valtakirjat

Asiakirja Allekirjoitustapa
kiinteistön luovutusvaltakirja Kiinteistövaihdannan palvelu (voi käyttää vain KVP-luovutuksissa)
kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltakirja mikä tahansa käy
muu valtakirja mikä tahansa käy

Muut joissa allekirjoitusvaatimus (esim.)

Asiakirja Allekirjoitustapa
erityisen oikeuden perustamis - ja siirtoasiakirjat (hallinnanjakosopimus, maanvuokrasopimus, käyttöoikeussopimus, rajoitetut käyttöoikeudet ym.) DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus
testamentin tiedoksianto ja hyväksyntä DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus
perinnöstä/testamentista luopuminen  DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus
kuolinpesän pesäosuuden luovutus DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus

erillinen suostumus osakehuoneiston omistuksen, panttauksen tai rajoituksen kirjaamiseen

DVV:n varmenne tai muu eIDAS kriteerit täyttävä hyväksytty sähköinen allekirjoitus
perukirja mikä tahansa käy

Muut joissa ei allekirjoitusvaatimusta (esim.)

Asiakirja Allekirjoitustapa
kunnan tai muun viranomaisen päätös mikä tahansa käy
muun yhteisön päätös mikä tahansa käy

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen

Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tulee toimittaa sähköisessä muodossa, jotta allekirjoituksen varmenne, eheys ja sertifikaatti voidaan jälkikäteen tarkistaa. 

Voit myös tarkistaa itse sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan allekirjoituksen tason DVV:n ylläpitämässä tarkastuspalvelussa.

Maanmittauslaitos voi tarvittaessa pyytää toimittamaan sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan uudelleen allekirjoituksen eheyden varmistamiseksi.