Hyppää pääsisältöön

Sähköiset allekirjoitukset – milloin niitä voi käyttää?

Tällä sivulla on lueteltu tyypillisimmät kiinteistöjen ja huoneistojen kirjaamishakemusten (omistuksen, vuokraoikeuden tai erityisen oikeuden rekisteröinti, kiinnitys ja panttaus) asiakirjat ja kerrottu, milloin niissä voi käyttää sähköistä allekirjoitusta ja mitä sähköistä allekirjoituspalvelua voi käyttää asiakirjan allekirjoittamiseen.

Hyväksyttävät sähköiset allekirjoitukset

Kirjaamishakemuksissa voi sähköiseen allekirjoittamiseen käyttää ainoastaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) vahvistamia allekirjoitusvarmenteita eli henkilökorttia tai viranomaisten organisaatiokortteja. Niiden lisäksi hyväksytään Kiinteistövaihdannan palvelussa tehdyt allekirjoitukset. Hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten lista on lyhyt, koska Maanmittauslaitos hyväksyy vain Kyberturvallisuuskeskuksen hyväksymät allekirjoitustavat.

Kaikkia kirjaamishakemuksiin liittyviä asiakirjoja ei voi allekirjoittaa sähköisesti, koska niihin liittyy laissa määrättyjä muotovaatimuksia. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi testamentit ja perinnönjaot.

Toisaalta on asiakirjoja, joiden muotovaatimukset eivät ole yhtä tiukkoja. Kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltuutus voi olla vaikka suullinen. Siksi ostovaltakirjoissa hyväksytään DVV:n vahvistamien varmenteiden ja Kiinteistövaihdannan palvelussa tehtyjen allekirjoitusten lisäksi myös muut sähköiset allekirjoitukset.

Hakemukset

Asiakirja Allekirjoitustapa
kiinnitys Kiinteistövaihdannan palvelu tai DVV:n varmenne
lainhuuto, erityinen oikeus ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy
huoneiston omistus, panttaus ja rajoitus ei allekirjoitusvaatimusta, mikä tahansa käy

Saantokirjat

Asiakirja Allekirjoitustapa
kiinteistön luovutus Kiinteistövaihdannan palvelu tai DVV:n varmenne
perinnönjako, ositus, erottelu, testamentti ei mahdollista allekirjoittaa sähköisesti
vuokrasopimus, vuokraoikeuden siirto Kiinteistövaihdannan palvelu tai DVV:n varmenne
osakehuoneiston luovutuskirja suostumuksena DVV:n varmenne

Valtakirjat

Asiakirja Allekirjoitustapa
kiinteistön luovutusvaltakirja Kiinteistövaihdannan palvelu (voi käyttää vain KVP-luovutuksissa)
kiinteistön tai vuokraoikeuden ostovaltakirja mikä tahansa käy
muu valtakirja DVV:n varmenne

Muut joissa allekirjoitusvaatimus (esim.)

Asiakirja Allekirjoitustapa
testamentin hyväksyntä DVV:n varmenne
kuolinpesän pesäosuuden luovutus DVV:n varmenne

erillinen suostumus osakehuoneiston omistuksen, panttauksen tai rajoituksen kirjaamiseen

DVV:n varmenne
perukirja mikä tahansa käy

Muut joissa ei allekirjoitusvaatimusta (esim.)

Asiakirja Allekirjoitustapa
kunnan tai muun viranomaisen päätös mikä tahansa käy
muun yhteisön päätös mikä tahansa käy

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan toimittaminen

Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tulee toimittaa sähköisessä muodossa, jotta allekirjoituksen varmenne, eheys ja sertifikaatti voidaan jälkikäteen tarkistaa. Ethän siis tulosta asiakirjaa, vaan toimita se Asiointipalvelun kautta jätettävän hakemuksen liitteenä tai sähköpostitse.