Huoneistotietojen ylläpidon rajapintapalvelun kautta taloyhtiöt saavat käyttöönsä ajantasaisia huoneistotietojärjestelmän tietoja suoraan omaan sovellukseensa ja voivat ilmoittaa taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötietoja ja myöhemmin taloyhtiön taloudellisia tietoja.
Rajapintapalvelun käyttöönotto edellyttää, että taloyhtiö kuuluu huoneistotietojärjestelmään ja järjestelmätoimittajalla on Maanmittauslaitoksen myöntämä käyttölupa sekä sopimus rajapintapalvelun käytöstä.
Taloyhtiön edustajalla, yleensä isännöitsijällä, on oikeus ainoastaan hallinnoimiensa taloyhtiöiden tietoihin.
Kunnossapito- ja muutostyötiedot
Kunnossapito- ja muutostöillä tarkoitetaan tässä sellaista suunniteltua tai toteutettavaa rakentamista, jolla on merkittävä vaikutus taloyhtiön talouteen, hallintakohteiden elinkaareen tai käytettävyyteen. Käytännössä kyse on remonteista – mutta ei normaaleista huoltotoimenpiteistä eikä vähäisistä kunnostuksista.
Huoneistotietojärjestelmän kunnossapito- ja muutostyötietojen käsittelyn avulla remonttien tiedot saadaan yhdenmukaiseen koneellisesti luettavaan muotoon sekä taloyhtiöiden että muiden tiedontarvitsijoiden käyttöön. Käsiteltäviä tietoja ovat
- kunnossapitotarveselvitykset
- yhtiön kunnossapito- ja muutostyöhankkeet
- osakkaan ilmoittamat muutostyöt.
Kunnossapitotarveselvitys
Kunnossapitotarveselvitys on taloyhtiön hallituksen yhtiökokoukselle esittämä kirjallinen selvitys yhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitotarpeista seuraavien viiden vuoden ajalle. Siihen sisällytetään sellaiset toimenpiteet, jotka vaikuttavat olennaisesti huoneistojen tai muiden hallintakohteiden käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin kustannuksiin.
Huoneistotietojärjestelmän kunnossapitotarveselvityksen avulla saadaan ajantasainen esitys lähivuosien tulevista remonttitarpeista luotua yhdenmukaisella tavalla koneellisesti luettavaan muotoon sekä taloyhtiön että muiden tiedontarvitsijoiden käyttöön.
Muodostettu kunnossapitotarveselvitys on käytettävissä taloyhtiön hallituksen työskentelyssä, yhtiökokouksessa ja isännöitsijäntodistukseen sekä edelleen tiedontarvitsijoiden käyttöön.
Yhtiön hankkeet ja osakastyöt
Yhtiön hankkeella tarkoitetaan tässä niitä kunnossapito- ja muutostöitä, jotka taloyhtiö suunnittelee tai toteuttaa. Osakastyöllä tarkoitetaan osakkaan yhtiölle ilmoittamia osakkaan suorittamia kunnossapito- ja muutostöitä.
Huoneistotietojen ylläpito
Huoneistotietojen ylläpitoa huoneistotietojärjestelmässä voidaan tehdä kahdella tavalla: isännöintijärjestelmässä rajapintapalvelun kautta tai huoneistotietojärjestelmän sähköisen verkkopalvelun käyttöliittymän avulla.
Isännöintijärjestelmän avulla tapahtuva käyttö
Kun taloyhtiön hallinto, yleensä isännöinti, käyttää isännöintijärjestelmää, voidaan työskentely tehdä kokonaan isännöintijärjestelmässä. Edellytyksenä on se, että kyseinen isännöintijärjestelmä tukee huoneistotietojärjestelmän kunnossapito- ja muutostöiden toimintamallia. Tällöin tiedot välittyvät teknisen rajapinnan kautta isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välillä.
Tässä tapauksessa taloyhtiön hallinto ylläpitää kunnossapitotarveselvityksen ja hankkeiden tietoja isännöintijärjestelmässä normaalin työrytmin mukaisesti (huomioiden lain vaatimukset tietojen ilmoittamiselle). Tyypillisesti tiedot välittyvät automaattisesti huoneistotietojärjestelmään ilman erillistä tiedonsiirron käynnistämistä. Täsmällinen menettely tulee tarkistaa isännöintijärjestelmän ohjeista.
Huoneistotietojärjestelmän oman verkkopalvelun käyttö
Taloyhtiön hallinto voi käyttää myös Maanmittauslaitoksen tarjoamaa sähköistä verkkopalvelua, josta voidaan ilmoittaa kunnossapito- ja muutostöiden tietoja. Verkkopalvelu avataan 1.12.2025. Verkkopalvelu on tarkoitettu erityisesti niille taloyhtiöille, joiden tietoja ei käsitellä isännöintijärjestelmässä.
On huomattava, että kunnossapito- ja muutostyötietoja tulee ylläpitää joko isännöintijärjestelmästä tai huoneistotietojärjestelmän verkkopalvelusta – ei molemmista rinnakkain. Jos tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmästä käsin, voidaan niitä katsella sähköisestä asioinnista. Taloyhtiön on hyvä sopia isännöinnin kanssa kummalla tavalla huoneistotietojärjestelmään ilmoitettavia tietoja ylläpidetään.
Rajapintapalvelun käytön edellytykset
Taloyhtiön hallinnolla pitää olla tarpeelliset valtuudet käsitellä taloyhtiön tietoja huoneistotietojärjestelmässä. Kun käytetään huoneistotietojärjestelmän sähköistä verkkopalvelu, on käyttäjällä oltava joko aseman mukainen valtuus tai aseman mukaisen henkilön antama valtuutus. Käytännössä aseman mukaisen valtuuden saa henkilö, jolla on kaupparekisterin mukaan oikeus edustaa taloyhtiötä.
Kun käytetään isännöintijärjestelmää, tehdään vastaavanlainen valtuuksien tulkinta kuin sähköisessä verkkopalvelussa. Vuodesta 2025 lähtien käytössä hallinnollisten tietojen osalta on isännöintijärjestelmäkohtainen sertifikaatti. Lisäksi taloyhtiön edustaja käyttävä isännöitsijä antaa luvan käyttämälleen isännöintijärjestelmälle Maanmittauslaitoksen verkkopalvelussa.
Järjestelmälupa rajapintapalveluun
Järjestelmälupa on rajapinnan yhteyteen toteutettu tietoturvallinen pääsynhallintaratkaisu, joka estää pääsyn taloyhtiön tietoihin sellaisilta järjestelmiltä, joilla ei ole niihin käyttöoikeutta. Järjestelmälupa on tarkoitettu Isännöintijärjestelmää käyttäville taloyhtiön edustajille, yleensä isännöitsijälle, jotka käyttävät työssään huoneistotietojen ylläpidon rajapintapalvelua. Lue lisää järjestelmäluvasta.
Tekninen dokumentaatio
Saat käyttöösi ylläpidon rajapintapalvelun teknisen dokumentaation aloittaessasi palvelun koekäytön. Lue lisää kohdasta Koekäyttö.
Palvelun elinkaari
Palvelun voimassa oleva sisältö käy ilmi tästä palvelukuvauksesta. Maanmittauslaitos ei tee palveluun organisaatiokohtaisia muutoksia.