Bruksanvisning för systemet ARKKI till användare av Fastighetsdatatjänsten

ARKKI är Lantmäteriverkets elektroniska arkiv, i vilket arkiveras alla handlingar och kartor som upprättats vid lantmäteriförrättningar och förvaltningsbeslut. Äldre förrättningshandlingar och förrättningskartor, som uppstått ända sedan storskiftet, skannas också in i systemet.

Inledning

I webbtjänsten Fastighetsdatatjänst kan sökningen inledas via funktionen Registertjänster. Sökvillkor är fastighetsbeteckning, anläggningsbeteckning eller beteckning för outbrutet område. I exemplet har man använt fastighetsbeteckningen 931-408-3-242.

När den önskade fastigheten har tagits fram, kan man både ur basuppgifterna och fastighetsbildningsuppgifterna, som har märkts ut med röda cirklar på bilden, få fram registerenhetens arkivhänvisning (dvs. arkivbeteckning). Arkivhänvisningen används för att hämta uppgifter om registerenheten från systemet ARKKI.

Menyn Fastighetsbildning öppnas när man klickar på länken. Under den kan man öppna vyn Bläddra i bildningsdata (avgiftsfri). Både Basuppgifter och Fastighetsbildning öppnas på en ny flik eller i ett nytt fönster beroende på användarens webbläsarinställningar.

Att komma till ARKKI

När användaren klickar på länken Arkivhänvisning (MMLm/13588/33/2011 i bilderna för Basuppgifter och Fastighetsbildning) flyttas han eller hon till systemet ARKKI för att hämta material. På skärmen öppnas ett nytt fönster med sökresultat från ARKKI. Sökresultatet visas som en lista över handlingar och kartor som berör bildningen av den sökta registerenheten. Utöver handlingens namn visas också dess interna identifierare (Doknr), datum för senaste ändring och handlingens typ samt en blå knapp som ger tillgång till handlingens metadata.

Handlingar som har arkiverats i elektronisk form (som PDF-fil) visas i blå färg och understruket. Dessutom kan det hända att en fastighets uppgifter endast omfattar metadata till vilka man inte anslutit någon elektronisk handling.

Dokumentets innehåll kan visas genom att klicka på texten i blå färg.

Ibland ger sökning med arkivhänvisning inte rätt resultat, t.ex. om kommunuppgifterna har ändrats med tiden. En sökning t.ex. med fastighetsbeteckningen 91-439-1-48 ger via basuppgifterna arkivhänvisningen 10:8 (Sibbo), som i denna form saknar en motsvarighet i ARKKI. I en sådan situation kan man söka material genom att ändra sökvillkoren och göra en ny sökning.

Ändring av sökvillkor i ARKKI eller ny sökning

Sökvillkoren kan ändras genom att klicka på länken Ändra sökvillkor överst i sökresultatfönstret. Då öppnas en separat sökblankett där man kan söka material inte enbart med arkivhänvisningen (Arkivbeteckning FR, dvs. arkivbeteckningen i fastighetsregistret) utan även med arkivbeteckning, förrättningsnummer eller ärendebeteckning och kommunnummer. Systemet hämtar automatiskt uppgifterna från den ursprungliga sökningen på blanketten.

Fastigheter berörs ofta av andra händelser än bildandet, dvs. den förrättning där fastigheten bildades. Via systemet ARKKI kan man söka olika slag av förrättningar, t.ex. rågångar, enskilda vägförrättningar eller allmänna vägförrättningar som gjorts på fastigheten under årens lopp. Då ska minst två identifierande uppgifter ges som sökvillkor, dvs. antingen förrättningsnummer och kommunnummer eller arkivhänvisning och kommunnummer.

Hämta kommunnummer

Kommunnumret kan hämtas från listan över kommuner. Användaren behöver inte känna till kommunnumret utan det kan sökas med hjälp av kommunens namn. I filterfältet (suodatuskenttä) väljs som sökvillkor antingen kommunnummer (Kunta) eller kommunens namn (Nimitys). Efter detta skrivs sökobjektet i sökfältet (t.ex. Kiikala eller 252) eller en teckensträng från början av kommunens namn, t.ex. kii. Klicka knappen Käytä för att ta fram sökresultatet.

Söktips

Det är ofta nödvändigt att ändra en sökning som berör gammalt material (s.k. MML1-arkivet, dvs. material från storskiftet till slutet av år 1997). De gamla länslantmäterikontoren använde olika arkiveringssätt och arkivbeteckningarna kan därmed se mycket olika ut. Oftast har en arkivbeteckning formen siffra:siffra, t.ex. 3:200 eller 1:25, men den kan även ha t.ex. följande former: 232-XII-12, 619/A C=86 AS eller C.24.298. Det kan ibland krävas flera försök för att hitta rätt sökvillkor.

Om man inte får resultat när man söker med exakt arkivbeteckning och arkivbeteckningen är lång, kan sökvillkoret förkortas med avbrytningstecknet *. Om det i slutet av beteckningen finns ett C="nummer" (s.k. omslagsbeteckning) och andra strukturer (t.ex. 619/A C=86 AS) kan man använda 619/A C=86* som sökvillkor.

I vissa fall kan en romersk siffra i arkivbeteckningen ha ersatts med motsvarande arabiska siffra då det arkiverats i ARKKI. Den som söker med en beteckning som innehåller romerska siffror kan även prova ändra den romerska siffran till en arabisk siffra.

Det kan även finnas skrivfel i materialet, så att ett överflödigt mellanslag kan medföra att den önskade informationen inte kan hittas.

I materialet (MML2) från åren 1998–2004 har arkivbeteckningarna formen kommunkod:årtal:löpande nummer, t.ex. 291:1999:2. Detta material skannas in hela tiden men hela materialet är ännu inte tillgängligt i elektronisk form. Målet är att hela materialet MML2 skulle vara i elektronisk form i slutet av år 2015.

Det nyaste materialet (MML3 och MML4 från år 2005 framåt) där arkivbeteckningen inleds med "MMLm/" hittas alltid utan behov att ändra sökvillkor. Detta material är i elektronisk form i sin helhet. Lantmäteriförrättningars arkivhänvisningar från denna tidsperiod har formen MMLm/löpande nummer/33/årtal (t.ex. MMLm/1244/33/2013) och i registerförarens förvaltningsbeslut MMLm/löpande nummer/44/årtal (t.ex. MMLm/1250/44/2013). I samband med det nyaste materialet räcker det att ange endast ärendenumret (samma som arkivbeteckningen) som sökvillkor eftersom de fungerar som identifierare inom systemet.

Problem vid sökning förekommer allmänt i sådana fall där kommunen har upphört och slagits samman med en annan eller en helt ny kommun och fått ett nytt kommunnumer. I dessa fall ger det nuvarande kommunnumret som fås från Fastighetsdatatjänsten inte rätt resultat (jfr det tidigare exemplet där en arkivbeteckning för Sibbo inte kunde hittas med Helsingfors kommunnummer). Sökvillkoret måste ändras så att man i sökningen använder det ursprungliga kommunnumret (som gällde vid arkiveringstidpunkten).

I fastighetsregistret och i Fastighetsdatasystemet används kommatecken (,) som skiljetecken, vilket även fungerar i sökningar i ARKKI. Vid sökning med flera arkivbeteckningar ska dessa alltså skiljas åt med kommatecken, t.ex. 2:300,2:301,2:302.