Yleisiä ohjeita

Sisällys

Valtuuttaminen

Valmiin asiakirjan lataus

Täydennyskehotuksen lataus

Asiakirjan tilan seuraaminen

Asiakirjojen säilytysaika

Laskutus

Vallintarajoitukset (estävät merkinnät)

Hakemuksen täydentäminen

Luonnostelupalvelusta siirtyminen Kiinteistövaihdannan palveluun
 

Valtuuttaminen

Mikäli on tarpeen antaa valtuutus toiselle allekirjoittaa asiakirja sähköisesti, on myös valtuutus annettava sähköisenä etukäteen. Valtakirjan voi antaa yksityishenkilölle tai yritykselle. Valtuutettu saa KVP:ssa valtakirjan antajan määrittelemän oikeuden toimia puolestaan.

Valtuutetun on otettava sähköinen valtakirja käyttöönsä KVP:ssa kirjatumisen jälkeen.

Valtakirjan antaja voi peruuttaa valtakirjan missä vaiheessa tahansa.

Yksilöity valtakirja: Yksilöidyn kohteen myymiseen, ostamiseen, kiinnityksen hakemiseen tai panttikirjan siirtämiseen.

Voimassaoloaika: määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva.

Rajoitukset: ostajan tai saajan voi määrätä valtakirjalla, minimikauppahinnan voi määritellä (eivät pakollisia ehtoja).
 

Yleisvaltakirja

Yleisvaltakirja antaa laajat oikeudet toimia valtakirjan antajan puolesta omistajan ominaisuudessa.

Valtuutettu voi kiinnittää sekä ostaa ja myydä kiinteistöjä, vuokraoikeuksia, määräaloja tai määräosia kohteista. Kirjallinen yleisvaltakirja mahdollistaa myös kohteen vuokraamisen valtakirjan antajan puolesta.

Yleisvaltakirja voidaan antaa sähköisenä Kiinteistövaihdannan palvelun mahdollistamiin asiakirjoihin. Yleisvaltakirja on haettava kirjallisesti Maanmittauslaitokseen toimitettavalla hakemuksella silloin, kun organisaation edustajia ei ole merkitty kaupparekisteriin, eikä tämä näin ollen pääse kirjautumaan KVP:uun organisaation edustajana.

Yleisvaltakirjan voi peruuttaa milloin vain ja sen voi antaa myös määräaikaisena. Luovutuksille voi antaa hintarajauksen, mutta ei muita rajoituksia.

  • Sähköinen yleisvaltakirja: Yleisvaltakirjan voi antaa sähköisenä Kiinteistövaihdannan palvelussa oleville asiakirjoille. Yrityksen edustaja voi palveluun kirjautuneena antaa yleisen valtuuden toimia yrityksen puolesta henkilölle, joilla ei ole kaupparekisterissä nimenkirjoitusoikeutta.
  • Kirjallinen yleisvaltakirja: Yleisvaltakirjaa tulee hakea kirjallisesti Maanmittauslaitokselta, jos valtuutettuna olevan organisaation edustajia ei ole merkitty kaupparekisteriin (esim. kunta, viranomainen, säätiö, yhdistys, seurakunta). 
     

Valmiin asiakirjan lataus 

Valmistuneet asiakirjat ovat luonnostelijan ladattavissa 6 kk valmistumisen jälkeen. Tarvittaessa asiakirjat löytyvät Maanmittauslaitoksen arkistosta arkistosäännön mukaisesti joko määräajan tai pysyvästi. Luovutuskirjat, maanvuokrasopimukset ja hakemukset liitteineen (esim. sitoumus, suostumus) arkistoidaan pysyvästi.
 

Täydennyskehotuksen lataus

Asiakirjan luonnostelija voi tarkistaa hakemuksen tilan luonnostelupalvelussa: Odottaa täydennystä. Tämän avulla luonnostelija voi ladata täydennyspyynnön sisällön käyttämäänsä luonnostelupalveluun. Toimii erityisesti sähköisessä lainhuutohakemuksessa, jossa asiakirjan lähettänyt taho on yleensä sama kuin kirjaamishakemuksen asiamies (esim. pankki).
 

Asiakirjan tilan seuraaminen

Asiakirjojen luonnostelija voi seurata luonnostelemansa asiakirjan tilaa luonnostelupalvelussa. Vain se organisaatio, joka on luonnostellut ja lähettänyt hakemuksen, voi tarkastella lähettämänsä asiakirjan tilaa.

Luonnostelija näkee asiakirjakohtaisen tilan avulla mm. onko asiakirja vastaanotettu tai onko siihen annettu allekirjoituksia ja kenen allekirjoitus puuttuu. Asiakirjan tilasta näkee myös hakemuksen vireille tulon tai sen, jos asiakirja on poistettu KVP:sta tai se on vanhentunut. Jos hakemukseen on pyydetty täydennystä Maanmittauslaitoksen puolesta, näkyy tilana Odottaa täydennystä.
 

Asiakirjojen säilytysaika
 

Valmiit asiakirjat ladattavissa  6 KK
Valmiiden asiakirjojen säilytysaika 365 PV
Vastaanottamattomien saapuvien asiakirjojen säilytysaika 90 PV
Ennakkokiinnityshakemuksen vireilletuloa yritetään 3 KK
Kiinnityshakemusluonnokset 90 PV
Luovutuskirjaluonnokset 30 PV
Maanvuokrasopimusluonnokset 30 PV

Luonnosten poistumisesta lähetetään sähköpostihuomautus:

Ensimmäinen huomautus poistuvasta luonnoksesta 7 PV
Toinen huomautus poistuvasta luonnoksesta 1 PV

 

Tarkempi kuvaus säilytysajoista

Hakemukset

Hakijan on vastaanotettava hakemus 90 päivän kuluessa laskettuna siitä päivästä, kun luonnostelija on lähettänyt hakemuksen Kiinteistövaihdannan palveluun. 

  • Kun hakemus (kiinnityshakemus, panttikirjan siirtohakemus) on vastaanotettu KVP:uun, se säilyy siellä luonnoksena/avoimena 90 päivää, niin kauan kun sitä ei ole allekirjoitettu.
    • Avoimen hakemuksen säilymisaikaa voi jatkaa niin, että käy katselemassa asiakirjaa KVP:ssa.
    • Säilymisaika 90 päivää alkaa aina alusta, kun asiakirjaa käy katselemassa.
  • Kun ennakkokiinnityshakemus on allekirjoitettu valmiiksi kaikkien hakijoiden osalta, se säilyy KVP:ssa 90 päivää odottamassa lainhuudon vireille tuloa samoille hakijoille. 
    • Valmiin ennakkokiinnityshakemuksen säilymisaikaa ei voi jatkaa mitenkään. Jos lainhuuto ei ole tullut vireille 90 päivän sisällä, poistuu ennakkokiinnityshakemus palvelusta kokonaan. Jos näin ehtii tapahtumaan, on pankin lähetettävä uusi ennakkokiinnityshakemus.
       

Luovutusasiakirjat

Kauppa, lahja, esisopimus sekä maanvuokrasopimukset ja niiden muutokset:

  • Asiakirjaan merkityn vastaanottajan on vastaanotettava asiakirja 90 päivän kuluessa laskettuna siitä, kun luonnostelija lähettää sen KVP:uun.
     
  • Kun asiakirja on vastaanotettu KVP:ssa, se säilyy siellä luonnoksena/avoimena 30 päivää odottamassa allekirjoituksia. Sama koskee luovutuskirjoja, jotka on luonnosteltu KVP:ssa.
     
  • Kun ensimmäinen allekirjoitus on annettu, alkaa 30 päivää alusta.
     
  • Säilymisaikaa voi jatkaa vain antamalle siihen uusi allekirjoitus (esim. toinen myyjä), poistamalla jo annettu allekirjoitus tai muokkaamalla kauppakirjaa (jos se on lukitsematon).
    • Sääntö tulee Maakaari 9a:sta: Kauppakirjan luonnos katsotaan peruutetuksi, kun 30 päivää on kulunut sen edellisestä käsittelemisestä. Käsittelyllä tarkoitetaan luovutuskirjan muokkausta tai allekirjoittamista tai allekirjoituksen poistamista.
       
  • Säilymisaika 30 päivää alkaa aina alusta, kun asiakirja otetaan muokkauksen alle tai kun siihen tulee/poistuu allekirjoitus.
     

Laskutus

Kiinteistövaihdannan palvelussa maksut maksetaan pääsääntöisesti verkkomaksuna. Jos osapuolella on laskutussopimus Maanmittauslaitoksen kanssa, voi Kiinteistövaihdannan palvelussa valita maksun myös laskulle.

Jos luonnostelupalvelussa valitaan Maanmittauslaitoksen maksut luonnostelijan laskulle, ei maksuja ole mahdollista maksaa Kiinteistövaihdannan palvelussa. Maanmittauslaitos lähettää laskut koontina kaikista laskulle valituista asiakirjoista 2 kertaa kuukaudessa. Kiinteistövaihdannan palvelussa ei asiaan enää voi ottaa kantaa. Lasku muodostuu automaattisesti, kun asiakirja allekirjoitetaan valmiiksi.
 

Vallintarajoitukset (estävät merkinnät)

Osa lainhuuto- ja kiinnitysrekisterissä olevista merkinnöistä estää luovutuskirjan tai muun asiakirjan tekemisen sähköisenä. Tällaisia merkintöjä ovat esimerkiksi kohteen ulosmittausmerkintä, konkurssi, riita omistusoikeudesta, lesken hallintaoikeus sekä testamenttiin perustuva käyttöoikeus.

Järjestelmä huomauttaa tällaisesta merkinnästä luonnostelijaa ja estää asiakirjan etenemisen Kiinteistövaihdannan palveluun. Tarkista merkinnät lainhuuto- ja rasitustodistuksilta.
 

Hakemuksen täydentäminen

Mitä tahansa vireillä olevaa kirjaamishakemusta voi täydentää luonnostelupalvelun kautta. Täydentävä asiakirja tulee oikealle hakemukselle turvallisesti ja viiveettä. Hakemuksen käsittelijä Maanmittauslaitoksella saa herätteen lisätystä täydennyksestä automaattisesti. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävät asiakirjat suositellaan toimitettavaksi luonnostelupalvelun hakemuksen täydennystoiminnon kautta.

Täydennyksen toimittaminen kirjallisesti tehtyyn hakemukseen:

  • Hakemustunnuksella, jonka saa kirjaamisasian käsittelijän lähettämästä täydennyspyynnöstä tai asiakirjan tilakyselyn avulla luonnostelupalvelusta.
  • Sähköisesti tehtyä asiakirjaa voi täydentää suoraan luonnostelupalvelussa. Kysy lisää palveluntarjoajaltasi.
     

Luonnostelupalvelusta siirtyminen Kiinteistövaihdannan palveluun

Tunnistautumisrajapinta mahdollistaa käyttäjän sujuvan siirtymisen luonnostelupalvelusta Kiinteistövaihdannan palveluun. Sen avulla organisaation työntekijän ei tarvitse kirjautua erikseen vahvasti tunnistautuen, vaan käyttäjä pääsee palveluun suoraan käyttämänsä luonnostelupalvelun kirjautumisratkaisua hyödyntäen.

Käyttäjä saa myös roolinsa mukaisen näkymän edustamansa organisaation asioihin Kiinteistövaihdannan palvelussa. Tunnistusrajapinta sisältyy asiakassopimukseen.

Tunnistusrajapinnan käyttäminen helpottaa myös yrityksen toimimista yksityishenkilön valtuutettuna. Käyttäjä voi toimia asiakkaansa puolesta Kiinteistövaihdannan palvelussa niiden valtakirjojen puitteissa, jotka asiakas on organisaatiolle antanut.

Alle on listattu oikeuksia asiakassopimuksen mukaisesti eri käyttäjärooleille, jotka tunnistautuvat tunnistusrajapinnan avulla. Huom! Lista ei ole tyhjentävä.

Esimerkkejä:

Oikeudet kiinteistönvälittäjälle:

  • Voi toimia katselijana ja asiamiehenä yrityksen edustajana
  • Voi luonnostella luovutuskirjoja
  • Saa valtuuden käyttää Kiinteistövaihdannan palvelussa organisaatiolle annettuja valtakirjoja
  • Voi luonnostella valtakirjan turvin valtuuttajan puolesta

Oikeudet pankkitoimihenkilölle:

  • Voi allekirjoittaa panttikirjojen siirtohakemuksia
  • Voi allekirjoittaa panttikirjojen siirtositoumuksia
  • Voi toimia katselijana ja asiamiehenä yrityksen edustajana
  • Voi luonnostella kiinnityshakemuksia, panttikirjan siirtohakemuksia ja sähköisiä lainhuutohakemuksia/vuokraoikeuden siirtohakemuksia

Oikeudet kiinteistövastaavalle:

  • Voi toimia katselijana tai asiamiehenä organisaationsa (esim. kunta) edustajana
  • Voi luonnostella luovutuskirjoja organisaation kiinteistöistä
  • Saa nähdä organisaationsa kiinteistöt
  • Saa nähdä organisaation kiinnitykset, joissa organisaatio on panttikirjan saajana
  • Saa nähdä kiinnitykset organisaationsa kiinteistöihin